De klachtencoördinator registreert de ingekomen schriftelijke klachten, waarbij de volgende gegevens worden vermeld:
de naam en het adres van de klager;
de naam van degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft;
de datum van ontvangst van de klacht;
mondelinge of schriftelijke klacht;
de uiterste datum waarop de klacht moet zijn afgehandeld;
de datum van verzending van de mededeling aan de klager als bedoeld in artikel 2.8, lid 5;
een omschrijving van de klacht;
de datum van de hoorzitting;
de bevindingen van het onderzoek;
de datum waarop de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft van de bevindingen van het onderzoek in kennis zijn gesteld.