Art. 5 Richtlijnen formatiebeheer Leeuwarden 2013 — Wijziging formatie

De structurele formatie wordt in beginsel alleen gewijzigd in de volgende situaties: Aantoonbare wijzigingen in de omvang van het takenpakket van de organisatie; Aantoonbare verbeteringen in de doelmatigheid van de organisatie; Aantoonbare wijzigingen in de externe regelgeving inwerkend op de kwaliteitseisen van de betrokken functie en de in te zetten personele capaciteit; Aantoonbare fluctuaties in de productie van de betrokken organisatieonderdelen. Dit geldt alleen voor die werksoorten waarvoor op basis van een DR-besluit en een duidelijke rekenformule een expliciete relatie is gelegd tussen formatieomvang en productievolume. Dergelijke relaties en de onderliggende parameters worden binnen de betrokken dienst gedocumenteerd vastgelegd met omschrijving van de onderliggende rekenregels. In het geval dat binnen het concern herschikking van formatie plaatsvindt als gevolg van interne reorganisaties zal deze herschikking formatie-neutraal plaatsvinden. Dat betekent dat de nieuwe formatie bij de ontvangende onderdelen gelijk is aan de overgehevelde formatie van de afdragende organisatieonderdelen. Dit behoudens situaties waarbij vooraf door de DR besloten is tot een netto uitzetting of inkrimping van de formatie bij het ontvangende organisatie-onderdeel. Aanpassingen in de structurele formatie is een bevoegdheid van de dienstdirecteur; wijzigingen in de tijdelijke formatie is een bevoegdheid van de sectormanager.Opdrachten tot wijziging van de formatie worden ingediend via het brondocument formatiewijziging. De met dit brondocument ingediende verzoeken worden getoetst door de P&O-adviseur en de P&C-adviseur van de desbetreffende dienst op een juiste toepassing van deze richtlijnen. De P&C-adviseur toetst in het bijzonder of de begroting aansluit met voorgestelde wijziging of draagt zorg voor een aanpassing van de begroting. Voor het actueel en accuraat houden van de formatie wordt een tweetraps-methode gehanteerd, bestaande uit tussentijdse wijzigingen én een jaarlijkse control-ronde. Tussentijdse wijzigingen worden ingediend met het eerder genoemde brondocument formatiewijzing. Naast de tussentijdse wijzigingen wordt eens per jaar een control-ronde uitgevoerd, waarin op dienstniveau de actuele formatie wordt vastgesteld en geregistreerd in het personeelsinformatiesysteem, zodat deze als basis kan dienen voor de begroting voor het komende jaar.Uiterlijk 1 december van ieder jaar controleert elke dienst welke wijzigingen in de formatie per 1 januari van het nieuwe jaar moeten worden doorgevoerd als gevolg van de nieuwe begroting. Basis voor deze controle is de formatie zoals opgenomen in het personeelsinformatiesysteem. Deze wijzigingen worden door een centraal punt per dienst voor 1 december doorgegeven en door P&O tijdig (uiterlijk 1 januari) verwerkt in het personeelsinformatiesysteem. De dienst is er zelf verantwoordelijk voor dat eventuele doorgegeven wijzigingen intern met de betreffende sectormanagers en dienstdirecteur gecommuniceerd en geaccordeerd zijn.

Rechtspraak bij dit artikel