Bijlage 7

(vervallen)

Bijlage 9 Reglement van orde van de welstands- en monumentencommissie

Hoofdstuk 1 Taken

Artikel 1 Taakomschrijving

  • - De commissie is een door de gemeenteraad benoemde onafhankelijke welstandscommissie volgens artikel 1, sub n van de Woningwet juncto artikel 15 van de Monumentenwet 1988 en brengt op verzoek advies uit aan burgemeester en wethouders ten aanzien van de vraag of het uiterlijk of de plaatsing van een bouwwerk of standplaats, waarvoor een aanvraag om een omgevingsvergunning is ingediend, in strijd is met redelijke eisen van welstand;
  • - De commissie adviseert burgemeester en wethouders voorts op verzoek over de vraag of het uiterlijk van een bestaand bouwwerk of bestaande standplaats in ernstige mate in strijd is met redelijke eisen van welstand, beoordeeld naar de criteria die hiervoor zijn opgenomen in de welstandsnota (welstandsexces);
  • - De commissie voert in het kader van de voorbereiding van bouwplannen overleg met initiatiefnemers, beoordeelt principeaanvragen voor bouwplannen en verstrekt preadviezen;
  • - De commissie adviseert burgemeester en wethouders tevens over de welstandsaspecten van aanvragen voor een reclamevergunning volgens de gemeentelijke reclameverordening;
  • - De commissie is bij haar advisering gebonden aan het gemeentelijk welstandsbeleid en baseert haar adviezen uitsluitend op de in de welstandsnota door de gemeenteraad opgenomen welstandscriteria dan wel op welstandscriteria die de raad aanvullend op deze nota, eventueel in het kader van - of in vervolg op - een beeldkwaliteitsplan, heeft vastgesteld;
  • - De commissie overlegt met de betrokken ambtelijke afdelingen en adviseert het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad gevraagd en ongevraagd over het opstellen van welstandscriteria en het te voeren welstandsbeleid;
  • - De commissie adviseert burgemeester en wethouders voorts desgevraagd over strategische visies, in voorbereiding zijnde bestemmingsplannen, stedenbouwkundige plannen en andere beleidsstukken met betrekking tot de ruimtelijke ontwikkeling en de ruimtelijke kwaliteit van de gemeente, steeds vanuit de invalshoek van welstandszorg;
  • - De commissie draagt met haar functioneren bij aan de bevordering van het maatschappelijk draagvlak voor het openbare welstandstoezicht.

Hoofdstuk 2 Nadere eisen commissieleden

Artikel 2.1 Profielschets van alle commissieleden

Aan alle commissieleden, waaronder hun plaatsvervangers, worden met inachtneming van het gestelde in artikel 9.2 van de “Bouwverordening Gemeente Alkmaar 2012” de volgende eisen dan wel nadere eisen gesteld:

  • - De leden van de commissie moeten in Alkmaar geïnteresseerd zijn en de gemeente kennen of willen leren kennen.
  • - De leden van de commissie moeten bereid zijn zich te verdiepen in het ruimtelijk kwaliteitsbeleid in brede zin van de gemeente en de wijze waarop de welstandsadvisering aan de verwezenlijking daarvan kan bijdragen.
  • - Een of meer leden van de commissie moeten beschikken over cultuurhistorisch besef en in staat zijn bouwplantekeningen te lezen.
  • - Uitgezonderd het burgerlid dienen de commissieleden kennis te hebben van de (geschiedenis van de) bouwkunst.
  • - De leden van de commissie moeten beschikken over zekere communicatieve vaardigheden. Zij moeten in staat zijn hun oordeel begrijpelijk te verwoorden.
  • - De leden van de commissie hebben een geheimhoudingsplicht terzake van hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting tot geheimhouding uit de aard der zaak volgt. Het bepaalde in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur is daarvoor doorslaggevend.
  • - De leden van de commissie moeten onpartijdig zijn, dat wil zeggen dat zij persoonlijk en professioneel geen belang mogen hebben bij de door burgemeester en wethouders te nemen beslissingen en dat zij hun taak niet met vooringenomenheid mogen vervullen.

Artikel 2.2 Profielschets van de voorzitter

Aan de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie worden, met inachtneming van het gestelde in artikel 9.2 van de “Bouwverordening Gemeente Alkmaar 2012” de volgende eisen dan wel nadere eisen gesteld:

  • - De voorzitter representeert de commissie naar buiten toe en ondertekent alle stukken die van de commissie uitgaan;
  • - De voorzitter geeft leiding aan de vergadering en bewaakt de voortgang van de agenda. In de discussies draagt hij of zij er zorg voor dat alle commissieleden hun mening voldoende naar voren kunnen brengen. Na de discussie geeft de voorzitter een korte, heldere samenvatting van het uit te brengen advies, als basis voor de schriftelijke uitwerking;
  • - De voorzitter treedt op als gastheer of –vrouw voor de planindieners, ontwerpers en andere bezoekers;
  • - De voorzitter organiseert met de commissie een jaarlijkse, inhoudelijke evaluatie van de werkzaamheden en heeft hiertoe tenminste eenmaal per jaar een evaluerend overleg met burgemeester en wethouders c.q. de portefeuillehouder. De uitkomsten van het evaluatiegesprek worden in het jaarverslag van de commissie opgenomen.

Artikel 2.3 Profielschets van de architectleden

Aan de architectleden, waaronder hun plaatsvervangers worden, met inachtneming van het gestelde in artikel 9.2 van de “Bouwverordening Gemeente Alkmaar 2012” de volgende eisen dan wel nadere eisen gesteld:

  • - De architectleden zijn geregistreerde architecten die door opleiding en ervaring gekwalificeerd zijn om in de commissie zitting te nemen;
  • - De architectleden hebben een eigen, actieve beroepspraktijk en hebben ervaring met het beoordelen van ontwerpen van (aanstaande) collega’s in bijvoorbeeld onderwijssituaties of jury’s.

Artikel 2.4 Profielschets van het burgerlid

Aan het burgerlid en zijn/ haar plaatsvervanger worden, met inachtneming van het gestelde in artikel 9.2 van de “Bouwverordening Gemeente Alkmaar 2012” de volgende eisen dan wel nadere eisen gesteld:

  • - Het burgerlid is inwoner van de gemeente Alkmaar, heeft een gedegen kennis van de stad, een aantoonbare affiniteit met architectuur en stedenbouw en zo mogelijk kennis van de (geschiedenis van de) bouwkunst en/ of kennis van de lokale (ruimtelijke- en cultuur)historie;
  • - Het burgerlid vormt de schakel tussen de gevoelens en opvattingen die leven binnen de bevolking van Alkmaar en de overige commissieleden. Het burgerlid is door zijn maatschappelijke betrokkenheid in staat de gevoelens en opvattingen van de burgers van Alkmaar bij de uitvoering van de commissietaken te vertolken en draagt daarmee bij aan de vergroting van het maatschappelijk draagvlak van de commissieadviezen;
  • - Het burgerlid heeft een grote communicatieve vaardigheid, zowel ten opzichte van aanvragers als ten opzichte van de overige commissieleden.

Hoofdstuk 3 Benoeming en zittingsduur

Artikel 3.1 Benoemingsprocedure

De leden van de commissie alsmede hun plaatsvervangers worden, na een openbare sollicitatieprocedure door burgemeester en wethouders aan de raad ter benoeming voorgedragen.

Artikel 3.2 Zittingsduur

  • - Omwille van de continuïteit van de advisering worden de leden van de commissie benoemd en herbenoemd in een alternerend systeem;
  • - Burgemeester en wethouders houden een rooster van aftreden bij.

Artikel 3.3 Voortijdige beëindiging van de benoeming van commissieleden

  • - De leden van de commissie alsmede hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde kenbaar maken hun benoeming te willen beëindigen. Zij geven hiervan schriftelijk drie maanden tevoren kennis aan de gemeenteraad.
  • - De gemeenteraad kan in voorkomende gevallen, de benoeming van een lid of van alle leden van de commissie alsmede van hun plaatsvervangers voortijdig beëindigen, wanneer het betreffende commissielid of de betreffende commissieleden of plaatsvervangers naar zijn oordeel niet naar behoren functioneert of functioneren.

Hoofdstuk 4 Jaarverslag

Artikel 4.1. Praktische toepasbaarheid en relevantie welstandsbeleid

Het jaarverslag signaleert naast het bepaalde in de artikelen 12b, derde lid Woningwet, 9.4, eerste lid Bouwverordening en de Cultuurhistorieverordening waar de welstandsnota bij de beoordeling als beleidskader voldoende dan wel onvoldoende houvast heeft kunnen bieden.

Artikel 4.2 Tijdstip van aanbieding

Het jaar waarop het verslag betrekking heeft loopt van januari tot en met december en wordt door de welstands- en monumentencommissie in het daarop volgende jaar via het college van burgemeester en wethouders, zo mogelijk in samenhang met de jaarrekening als bedoeld in de Gemeentewet, aan de gemeenteraad aangeboden.

Hoofdstuk 5 Termijn van advisering en vooroverleg

Artikel 5.1 Termijn van advisering aanvragen omgevingsvergunning

  • - De commissie dan wel een namens haar gemachtigd lid is bij de beoordeling van aanvragen om een omgevingsvergunning gebonden aan de in de Bouwverordening vermelde termijnen voor het uitbrengen van welstandsadvies.
  • - Binnen de in de Bouwverordening genoemde termijnen voor het uitbrengen van welstandsadvies kan de commissie of het namens haar gemachtigde lid besluiten het advies aan te houden indien meer informatie of een toelichting van de ontwerper op het bouwplan wenselijk is.

Artikel 5.2 Overschrijding adviestermijn

Indien de commissie dan wel het namens haar gemachtigde lid niet binnen de in de Bouwverordening gestelde termijn tot een advies komt, besluiten burgemeester en wethouders omtrent het verzoek om een omgevingsvergunning zonder commissieadvies.

Artikel 5.3 Vooroverleg over principeaanvragen

  • - Voordat een omgevingsvergunning wordt aangevraagd, kan aan de hand van een principeverzoek, of een verzoek om een preadvies, vooroverleg worden gepleegd met de commissie over de interpretatie van de welstandscriteria ten aanzien van concrete bouwplannen.
  • - Het vooroverleg is niet openbaar.
  • - Van het vooroverleg wordt altijd verslag gemaakt, dat met de besproken bescheiden wordt opgenomen in het dossier. De commissie dan wel het namens haar ge(vol)machtigde lid geeft aan in welke fase het plan werd beoordeeld en op basis van welke welstandscriteria de aanvraag om een omgevingsvergunning uiteindelijk zal worden beoordeeld.

Artikel 5.4 Beëindiging van het vooroverleg bij drie negatieve beoordelingen

  • - Als in de vooroverlegfase geen noemenswaardige vooruitgang wordt geboekt en het schetsontwerp of principeverzoek om een omgevingsvergunning door de commissie voor een derde keer negatief wordt beoordeeld zal de commissie het vooroverleg beëindigen en een negatief advies aan burgemeester en wethouders uitbrengen.
  • - Beëindiging van het vooroverleg vindt niet plaats indien het plan niet tenminste éénmaal door de plenaire commissie is beoordeeld.

Hoofdstuk 6 Openbaarheid van vergaderen en plantoelichting

Artikel 6.1 Openbare behandeling van verzoeken om een omgevingsvergunning voor het bouwen

  • - De behandeling van verzoeken om een omgevingsvergunning door de commissie dan wel door een door haar ge(vol)machtigd lid is openbaar tenzij de commissie of het namens haar ge(vol)machtigde lid - al dan niet op aangeven van de planindiener of van burgemeester en wethouders - van mening is dat zich een geval voordoet als bedoeld in artikel 10, eerste lid van de Wet openbaarheid van bestuur of zich een geval voordoet waarin het belang van openbaarheid niet opweegt tegen de in artikel 10, tweede lid van die wet genoemde belangen. De openbaarheid geldt zowel de beraadslagingen als het formuleren van de conclusie c.q. het welstandsadvies.
  • - Belangstellenden kunnen de commissievergadering bijwonen op de publieke tribune.
  • - Onverminderd het plantoelichtingsrecht als bedoeld in artikel 6.3 voor de indiener en/ of ontwerper hebben belanghebbenden en belangstellenden in de vergadering geen spreekrecht. Wel kan door de commissievoorzitter op verzoek van belanghebbenden en belangstellenden het verstrekken of corrigeren van feitelijke gegevens of aannames worden toegelaten.
  • - Verslagen van de openbare vergadering zijn openbaar zodra ze zijn vastgesteld. Ze kunnen bij de gemeente worden ingezien.

Artikel 6.2 Bekendmaking van de agenda

  • - De commissie vergadert volgens een jaarlijks vastgesteld vergaderschema. De plantoelichter draagt er zorg voor dat de data, tijdstippen en de locaties van de welstands- en monumentenvergaderingen via het Alkmaars Nieuwsblad bekend worden gemaakt.
  • - Tijdig voorafgaand aan de vergaderingen van de commissie, wordt via het Alkmaars Nieuwsblad kennis gegeven van de ter inzageligging van de agenda voor de openbare vergadering en de bijbehorende stukken.

Artikel 6.3 Plantoelichting door indiener en/of ontwerper

  • - Als een planindiener en/of ontwerper hierom bij het indienen van het plan heeft verzocht, wordt deze door de plantoelichter uitgenodigd voor het geven van een toelichting tijdens de vergadering waarin het plan wordt behandeld.
  • - Als de commissie dan wel een namens haar gemachtigd lid een nadere toelichting gewenst acht dan wordt de planindiener en/of de ontwerper door de ambtelijk plantoelichter uitgenodigd voor het geven van een toelichting tijdens de vergadering waarin het plan wordt behandeld.
  • - Een plantoelichting is bedoeld voor een korte toelichting op de planfilosofie en de gemaakte keuzes in relatie tot de welstandscriteria, door de planindiener en/of ontwerper.

Hoofdstuk 7 Advisering door een ge(vol)machtigde

Artikel 7 Bevoegdheden

  • - De commissie kan, gelet op artikel 9.7 van de “Bouwverordening Gemeente Alkmaar 2012” met instemming van burgemeester en wethouders één of meer van haar leden schriftelijk machtigen c.q. volmacht geven om bepaalde taken uit te voeren. De ge(vol)machtigde voert de taak vervolgens uit namens en onder verantwoordelijkheid van de commissie, wat in ieder geval moet blijken uit de ondertekening.
  • - Eén van de taken die geschikt is om namens en onder verantwoordelijkheid van de commissie door één of meer van haar leden te worden uitgevoerd is het uitbrengen van een welstandsadvies overeenkomstig het beleid dat de commissie bij haar advisering binnen de kaders van het gemeentelijke welstandsbeleid voert. Ook is advisering door een ge(vol)machtigde mogelijk ten aanzien van categorieën van bouwwerken waarvoor in het gemeentelijke welstandsbeleid concrete toetsingscriteria zijn gegeven.
  • - De gemachtigde is hierbij bevoegd zowel negatieve als positieve adviezen te verstrekken.
  • - Voorts kan de commissie één van de commissieleden machtigen c.q. volmacht geven tot het voeren van vooroverleg met de planindieners en/ of ontwerpers. Dit kan zelfstandig gebeuren dan wel door deelname in een ‘kwaliteitsteam’. Bij dit laatste vooroverleg moet altijd minstens eenmaal een welstandsbeoordeling door de plenaire commissie plaatsvinden. Daarbij doet de ge(vol)machtigde verslag van wat er tijdens het vooroverleg (namens de commissie) is besproken en besloten. De commissie geeft daarna, binnen dit kader haar oordeel.
  • - Bij enige vorm van twijfel legt de ge(vol)machtigde een bouwplan alsnog ter advisering voor aan de plenaire commissie.
  • - Met inachtneming van de voorgaande leden van dit artikel zijn bij de behandeling van bouwplannen door een ge(vol)machtigde de voorschriften uit dit reglement van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk 8 De wijze waarop het welstandsadvies wordt uitgebracht

Artikel 8.1 Aard van het advies

  • - Het welstandsadvies geeft aan of het uiterlijk en de plaatsing van een bouwwerk of een standplaats, zowel op zichzelf als in verband met de omgeving of de te verwachten ontwikkeling daarvan, al dan niet in strijd is met redelijke eisen van welstand. Het advies wordt uitsluitend gebaseerd op de criteria zoals opgenomen in de welstandsnota en/of cultuurhistorieverordening, dan wel op aanvullend geformuleerde welstandscriteria, mits deze dezelfde vaststellingsprocedure als de welstandsnota hebben doorlopen en geacht worden van de nota deel uit te maken.
  • - Het welstandsadvies is niet gericht op zaken die geen betrekking hebben op het welstandstoezicht.

Artikel 8.2 Vorm van het advies

  • - De commissie dan wel het door haar ge(vol)machtigde lid adviseert en motiveert het advies schriftelijk.
  • - Bij positieve advisering wordt in het verslag als bedoeld in artikel 11.5 weergegeven op welke bepalingen uit het vigerende welstandsbeleid het positieve advies is gebaseerd; een expliciete motivering kan bij positieve adviezen achterwege blijven, tenzij burgemeester en wethouders daarom verzoeken.
  • - Een positief advies wordt daarentegen altijd schriftelijk gemotiveerd als er sprake is van een bijzondere situatie waarbij wordt geadviseerd om een plan, in afwijking van de van toepassing zijnde gebiedsgerichte c.q. objectgerichte welstandscriteria, op basis van de algemene welstandscriteria dan wel met toepassing van artikel 4.84 van de Awb goed te keuren.
  • - Elk welstandsadvies bestaat uit:
    • - een beknopte karakteristiek van het bouwplan en zijn omgeving;
    • - indien van toepassing: een kort chronologisch overzicht van eerdere planbeoordelingen;
    • - indien van toepassing: een beknopt verslag van een plantoelichting door de planindieners en/of de ontwerper;
    • - een verwijzing naar de bij de beoordeling toegepaste welstandscriteria;
    • - een verwijzing naar de planologische status van het bouwplan, de proportionaliteit van de ingreep en de zichtbaarheid vanaf de openbare ruimte;
    • - bevindingen en het oordeel van de commissie resulterend in het welstandsadvies;
    • - bij een negatief advies: de motivering daarvan;
    • - indien van toepassing: aanbevelingen of suggesties van de commissie.

Artikel 8.3 Conclusies van het advies

  • - Het welstandsadvies kan de volgende conclusies bevatten:
    • - Akkoord:
    • - Het plan voldoet naar mening van de commissie volgens de van toepassing zijnde welstandscriteria aan redelijke eisen van welstand.
    • - Het welstandsadvies kan worden gecombineerd met suggesties om het plan op een (nog) hoger niveau te tillen. Deze suggesties zijn vrijblijvend en staan duidelijk los van de conclusie van het welstandsadvies zelf;
    • - Niet akkoord tenzij wordt voldaan aan de opmerkingen:
    • - Het plan voldoet naar mening van de commissie volgens de van toepassing zijnde welstandscriteria niet aan redelijke eisen van welstand, tenzij het op ondergeschikte punten wordt aangepast. Deze punten worden ondubbelzinnig in het verslag als bedoeld in artikel 11.5 weergegeven en/of op de bij het bouwplan behorende tekening aangegeven. Burgemeester en wethouders nodigen daarna de planindiener uit om binnen de wettelijke afhandelingstermijn een aangepast plan in te dienen. Als dit plan naar de mening van burgemeester en wethouders overeenkomstig de opmerkingen is aangepast hoeft de commissie het gewijzigde bouwplan niet opnieuw te beoordelen;
    • - Niet akkoord, eventueel nader overleg:
    • - Het plan voldoet naar mening van de commissie volgens de van toepassing zijnde welstandscriteria niet aan redelijke eisen van welstand. Voorzover de afhandelingstermijn dat toelaat kan nader overleg gericht op de advisering over een aangepast plan worden gehonoreerd. Een separaat schriftelijk advies wordt door de commissie (nog) niet noodzakelijk geacht. De negatieve beoordeling wordt beargumenteerd in het verslag als bedoeld in artikel 11.5 op basis van de welstandscriteria;
    • - Niet akkoord, schriftelijk advies:
    • - Het plan voldoet naar mening van de commissie, volgens de van toepassing zijnde welstandscriteria, niet aan redelijke eisen van welstand en wel in een zodanige mate dat ingrijpende wijzigingen in het planconcept of de uitwerking van het ontwerp noodzakelijk zijn. Behalve in het verslag als bedoeld in artikel 11.5 beargumenteert de commissie de beoordeling in een afzonderlijk schriftelijk advies aan burgemeester en wethouders.
  • - Een preadvies kan de volgende conclusies bevatten:
    • - Akkoord op hoofdlijnen:
    • - De commissie staat positief tegenover de ontwikkeling van een voorgelegd schetsplan c.q. principeverzoek om een omgevingsvergunning. Een verzoek om een omgevingsvergunning voor een op grond van het schetsontwerp c.q. principeverzoek verder uit te werken bouwplan komt in een later stadium bij commissie terug voor een definitief welstandsadvies;
    • - Niet akkoord, eventueel nader overleg:
    • - Het plan voldoet naar mening van de commissie of het namens de commissie gemachtigde lid, volgens de van toepassing zijnde welstandscriteria, (nog) niet aan redelijke eisen van welstand. Met in achtneming van het bepaalde in artikel 5.4 kan nader overleg gericht op de advisering over een aangepast schetsplan c.q. principeverzoek worden gehonoreerd.

Artikel 8.4 Toelichting op het welstandsadvies

Voor een toelichting op het welstandsadvies of het preadvies kan door de planindiener en/of de ontwerper via de plantoelichter een afspraak met de commissie of het namens haar ge(vol)machtigde commissielid worden gemaakt.

Hoofdstuk 9 Advisering over bijzondere plannen

Artikel 9.1 Adviestermijn ruimtelijke plannen en beleidsnota’s

De commissie brengt desgevraagd binnen drie maanden schriftelijk advies uit aan burgemeester en wethouders, vanuit de invalshoek van welstandszorg, over de aan haar ter advisering voorgelegde ruimtelijke plannen en beleidsnota’s als bedoeld in artikel 1, sub f en g.

Hoofdstuk 10 Ondersteuning van de commissie

Artikel 10.1 Plantoelichter

  • - Burgemeester en wethouders wijzen een of meer ambtelijke plantoelichters aan.
  • - De plantoelichter is aanwezig bij alle vergaderingen van de commissie en fungeert als dagelijks aanspreekpunt van de commissie.
  • - De plantoelichter onderhoudt de contacten met de ambtelijke diensten neemt de adviesaanvragen voor bouwplannen in en bereidt de behandeling van de bouwplannen door de commissie voor. Hij of zij controleert of de bouwplannen (inclusief de bouwplannen die worden aangeboden voor vooroverleg) zijn voorzien van de voor de beoordeling benodigde bescheiden en draagt zorg voor de benodigde informatie over het bouwplan, zijn omgeving en overigens alle voor de beoordeling van verzoeken om een omgevingsvergunning relevante informatie.
  • - De commissiesecretaris of commissiecoördinator ontvangt voorstellen voor de agenda van de commissievergadering van de plantoelichter. De plantoelichter maakt voorts de afspraken met planindieners en/of ontwerpers voor een toelichting op hun plannen tijdens de commissievergadering.
  • - Tijdens de vergadering introduceert de plantoelichter de bouwplannen. Hij of zij neemt geen deel aan de beoordeling maar informeert de commissie over alle relevante aspecten van het bouwplan.
  • - De plantoelichter draagt er zorg voor dat bij bouwplannen de planologische ruimte voor het uitbrengen van een welstandsadvies bekend is en dat ook andere gegevens in beeld zijn voorzover relevant in relatie tot het bepaalde in artikel 2.26, lid 3 van de Wabo.

Artikel 10.2 Secretaris en/of commissiecoördinator

  • - De commissiesecretaris en/of een namens deze opererende commissiecoördinator ondersteunt de commissie zodanig dat deze optimaal kan functioneren bij uitoefening van haar taken als onafhankelijk adviesorgaan van het gemeentebestuur.
  • - De secretaris of de commissiecoördinator draagt zorg voor de organisatie van de vergadering, stelt de concept-agenda voor de vergadering van de commissie op en is bij alle vergaderingen van de commissie aanwezig.
  • - De secretaris of commissiecoördinator draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging van de welstandsadviezen en het overige besprokene op de wijze als vermeld in artikel 11.5 van dit reglement.
  • - Tenzij de verslaglegger tevens lid is van de commissie, is hij of zij op geen enkele wijze inhoudelijk betrokken bij, of verantwoordelijk voor, de inhoud van de beraadslagingen en de commissieadvisering.
  • - De secretaris of commissiecoördinator draagt bij zijn/haar afwezigheid, bij afwezigheid van de voorzitter of bij afwezigheid van één van de leden zorg voor de vervanging van voor hen benoemde dan wel aangewezen plaatsvervangers.
  • - De secretaris of commissiecoördinator draagt zorg voor de organisatorische contacten met de gemeente via de ambtelijk plantoelichter en stelt in overleg met de plantoelichter het vergaderrooster op.
  • - De secretaris of commissiecoördinator verzamelt kwantitatieve gegevens voor het jaarverslag van de commissie en verzorgt de verslaglegging van het evaluatieoverleg tussen commissie en gemeentebestuur.

Artikel 10.3 Adviseur

  • - Indien de aard van een te beoordelen plan dan wel het beleid daartoe aanleiding geeft kunnen burgemeester en wethouders en de commissie in overleg treden over de mogelijkheid om op ad hoc-basis of op permanente basis specifieke deskundigen als adviseur van de commissie te raadplegen.
  • - De adviseur is geen lid van de commissie maar wordt voorafgaand aan de beraadslaging in de gelegenheid gesteld zijn of haar visie op het plan te geven. De adviseur neemt geen deel aan de beraadslaging en heeft geen stem in de eindbeoordeling.
  • - De adviseur is op geen enkele wijze anders dan informatief betrokken bij of verantwoordelijk voor de inhoud van de beraadslagingen en de advisering door de commissie.
  • - Van de aanwezigheid van een adviseur wordt altijd verslag gedaan.

Hoofdstuk 11 Vergaderorde

Artikel 11.1 Vergaderfrequentie en -werkwijze

  • - De commissie vergadert op een vaste dag tenminste eens in de veertien dagen, volgens een jaarlijks vast te stellen vergaderrooster waarin ook de vergaderlocatie wordt vastgelegd.
  • - De openbare vergaderingen van de commissie verlopen volgens een vast protocol:
    • - Opening door de voorzitter.
    • - Welkom en uitleg aan bezoekers op de publieke tribune.
    • - Mededelingen.
    • - Vaststellen verslag van de vorige openbare vergadering overeenkomstig het bepaalde daarover in het navolgende artikel 11.5.
    • - Vaststelling van de agenda van de openbare vergadering.
    • - Behandeling van de openbare bouwplannen, inclusief toelichting daarop van aanvragers/ ontwerpers.
    • - Rondvraag.
    • - Sluiting.
  • - Voorafgaand dan wel na afloop van de openbare vergadering vinden besloten besprekingen plaats met de volgende agendapunten:
    • - Opening door de voorzitter.
    • - Mededelingen.
    • - Vaststelling verslag van de vorige besloten vergadering eveneens overeenkomstig het bepaalde daarover in het navolgende artikel 11.5.
    • - Vaststelling van de agenda van de besloten vergadering.
    • - Behandeling van schetsplannen/ principeverzoeken om bouwvergunning , inclusief toelichting daarop van aanvragers/ ontwerpers welke niet onder de openbaarheid vallen.
    • - Overleg over ruimtelijke ontwikkelingen en advisering met betrekking tot in voorbereiding zijnde ruimtelijke/ stedenbouwkundige plannen, welstands- of architectuurbeleid.
    • - Evaluatie van de vergadering en punten voor het jaarverslag.
    • - Overige taken en activiteiten van de commissie.
    • - Rondvraag.
    • - Sluiting.

Artikel 11.2 Behandeling van een bouwplan

De behandeling van een bouwplan verloopt volgens een vast protocol:

  • - Indien aanwezig: ontvangst van planindiener en/of ontwerper en uitleg van de gang van zaken door de voorzitter.
  • - Introductie van het plan door de ambtelijk plantoelichter.
  • - Gelegenheid voor een korte toelichting op de planfilosofie en de gemaakte keuzes in relatie tot de welstandscriteria, door planindiener en/of ontwerper.
  • - Gelegenheid voor korte toelichting door eventuele commissieadviseurs.
  • - Gelegenheid voor vragen door de commissieleden.
  • - Start van de beraadslaging, waarbij de voorzitter vaststelt welke welstandscriteria van toepassing zijn en op welke manier deze worden behandeld.
  • - Beraadslaging door de commissieleden, waarbij de voorzitter elk commissielid in de gelegenheid stelt zijn of haar mening voldoende te uiten.
  • - Conclusies, eventueel formele stemming.
  • - Samenvatting van het uit te brengen advies door de voorzitter, als basis voor de schriftelijke uitwerking daarvan.

Artikel 11.3 Stemming

  • - Bij formele stemming brengen, met inachtneming van artikel 9.2, zesde lid van de “Bouwverordening Gemeente Alkmaar 2010”, alle aanwezige commissieleden dan wel hun plaatsvervangers, één stem uit omtrent het uit te brengen advies.
  • - De commissie beslist omtrent het uit te brengen advies bij meerderheid van stemmen.
  • - Van een van het commissieadvies afwijkend standpunt van één van de leden wordt in het commissieadvies steeds expliciet melding gemaakt.
  • - Bij staking van de stemmen wordt de zienswijze van de voor- en tegenstanders schriftelijk aan burgemeester en wethouders medegedeeld.

Artikel 11.4 Onderzoek ter plaatse

De commissie stelt een onderzoek ter plaatse in, indien zij bij de beoordeling van een bouwplan van oordeel is dat dit onderzoek redelijkerwijs voor de vervulling van haar taak nodig is.

Artikel 11.5 Verslaglegging

  • - Van elke commissievergadering wordt schriftelijk verslag uitgebracht.
  • - Het verslag bevat de samengevatte welstandsadviezen over aan de commissie voorgelegde bouwplannen, zowel de verzoeken om bouwvergunning als de principeaanvragen en alle overige gespreksonderwerpen welke tijdens de vergadering aan de orde zijn geweest, eventueel met uitzondering van onderwerpen en opmerkingen van huishoudelijke aard, uitsluitend de commissie en haar leden betreffende.
  • - In ieder geval worden van het openbare en besloten gedeelte van de vergadering aparte verslagen vervaardigd.
  • - De verslagen van openbare en besloten vergaderingen worden ook in respectievelijk openbare en besloten vergaderingen vastgesteld.
  • - De door de commissievoorzitter goedgekeurde concept-verslagen en separaat uitgebrachte schriftelijke welstandsadviezen worden binnen 5 werkdagen na de vergadering door de secretaris of de namens deze opererende commissiecoördinator ter kennisname aan burgemeester en wethouders verzonden.
  • - De verslagen worden in de eerstvolgende vergadering van de commissie vastgesteld en - door de voorzitter ondertekend - aan de gemeentelijke plantoelichter overhandigd.

Hoofdstuk 12 Slotbepaling

Artikel 12

Dit reglement kan worden aangeduid als ‘Reglement van orde voor de welstands- en monumentencommissie’.