**1.** De vertrouwenpersoon kan ervoor kiezen om een dossier aan te leggen.
**2.** Het dossier is vertrouwelijk en wordt beheerd door de vertrouwenspersoon.
**3.** Het dossier kan alleen worden ingezien door klager/melder of met zijn nadrukkelijke toestemming door derden.
**4.** Het dossier wordt door de vertrouwenspersonen vernietigd nadat de klacht volledig is afgehandeld, hetzij binnen de gemeente, hetzij in beroep. Bij beëindiging van de functie als vertrouwenspersoon, zorgt hij voor een goede overdracht van lopende zaken en dossiers aan zijn opvolger of andere vertrouwenspersoon.