**1..** De ambtelijk secretaris van de commissie als bedoeld in artikel 7 van de verordening bekijkt per ingediend initiatief of deze daadwerkelijk (deels) is gelegen in de Hoofdgroenstructuur;
**2..** Initiatieven die vallen binnen de hoofdgroenstructuur als bedoeld in artikel 1 lid 5 van de verordening worden binnen een week na ontvangst aan de leden van deze commissie toegezonden ter formulering van de adviezen als bedoeld in artikel 5 van de verordening;
**3..** Per binnengekomen initiatief bereiden in principe twee leden het advies inhoudelijk voor;
**4..** Indien het aangewezen lid op dat moment niet in staat is het advies tijdig voor te bereiden, meldt het lid dit per ommegaande aan de secretaris, zodat tijdig een vervanger kan worden aangewezen;
**5..** De ambtelijk secretaris verwerkt het door de leden voorbereide advies tot een conceptadvies, waarover besluitvorming door de commissie plaats kan vinden;
**6..** De ambtelijk secretaris nodigt namens de voorzitter de leden van de commissie tot de vergaderingen uit. Hij of zij houdt de notulen van de vergadering van de commissie;
**7..** De agenda voor een vergadering van de commissie en de daarbij behorende bijlagen worden, behoudens in spoedeisende gevallen ter beoordeling van de voorzitter, ten minste een week tevoren rondgezonden;
**8..** De ambtelijk secretaris houdt van elke vergadering van de commissie een presentielijst bij. Leden die een vergadering niet zullen bijwonen, geven daarvan zo mogelijk twee dagen voor de vergadering kennis aan de secretaris.
Hoofdstuk
Artikel 8
Voorbereiding vergaderingen
Onderdeel van Verordening Technische Adviescommissie Hoofdgroenstructuur