De klachtbehandelaar draagt zorg voor:
het bepalen van de behandelmethode;
het verzamelen van alle relevante gegevens die voor de afhandeling van het klaagschrift van belang zijn;
dat bij het horen van de klager ook wederhoor wordt toegepast bij de aangeklaagde. De klachtbehandelaar kan de klager met instemming van de klager telefonisch horen. Als dit gebeurt, wordt de klager de gelegenheid geboden zijn klaagschrift in een 2e gesprek toe te lichten, zodat de klager zich hierop kan voorbereiden;
indien hoor en wederhoor wordt toegepast daarvan een verslag wordt opgesteld;
het opstellen van een (concept-)afhandelingsbrief aan klager. Deze (concept-)afhandelingsbrief wordt ter ondertekening voorgelegd aan het bestuursorgaan. De brief stelt de klager gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van eventuele conclusies die daaraan worden verbonden. Indien van toepassing is aan de brief toegevoegd de rapportering van bevindingen naar aanleiding van het hoor en wederhoor;
het informeren van de klager over de mogelijkheid zich te wenden tot de Nationale Ombudsman als hij niet tevreden is met de afhandeling van zijn klaagschrift;
het zorgdragen voor ondertekening en verzending van de afhandelingsbrief namens het verantwoordelijk bestuursorgaan.
het onverwijld toesturen aan de klachtencoördinator van een kopie van de volgende stukken:
gespreksnotities
de (ondertekende) afhandelingsbrief
eventueel: rapportering van bevindingen van hoor en wederhoor
Hoofdstuk 3
Artikel 9
Het in behandeling nemen van de klacht
Onderdeel van Klachtenverordening Texel