Het hoofd van een organisatorische eenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten, met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten en registraties behoeft de schriftelijke goedkeuring van de archivaris welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. De archivaris beslist binnen 30 dagen of vernietiging mag plaatsvinden.