De afdeling Publiekszaken beheert de Bedrijven NS-jaarkaarten en wijst het gebruik van de Bedrijven NS-jaarkaarten toe aan de ambtenaar. Uitgangspunt daarbij is dat bij meerdere aanvragen op dezelfde dag de Bedrijven NS-jaarkaarten worden toegewezen aan dienstreizen van ambtenaren met de verste reisafstand in NS-reiskilometers.
Indien er meerdere ambtenaren dezelfde dienstreis ondernemen maar niet aan allen een Bedrijven NS-jaarkaart wordt toegewezen door de afdeling Publiekszaken, hebben de ambtenaren een gezamenlijke inspanningsverplichting om gebruik te maken van de samenreiskorting die verbonden is aan het gebruik van de Bedrijven NS-jaarkaart. De samenreiskorting wil zeggen dat in de voordeeluren 1, 2 of 3 ambtenaren kunnen meereizen, die allemaal 40% korting op het volle tarief krijgen. Voorwaarde is dat ambtenaar met de Bedrijven NS-jaarkaart en de overige meereizende ambtenaren hetzelfde traject, in dezelfde trein en in dezelfde klasse in de voordeeluren reizen. De voordeeluren gelden elke werkdag vanaf 9.00 uur, in het weekend, op feestdagen en in juli en augustus zelfs de hele dag.
De ambtenaar is, indien mogelijk, verplicht minimaal twee dagen voor aanvang van de dienstreis de Bedrijven NS-jaarkaart te reserveren bij de afdeling Publiekszaken. De ambtenaar meldt of er sprake is van een dienstreis of van privé-reis. Indien er sprake is van een dienstreis vermeldt de ambtenaar de bestemming van de dienstreis. De bepalingen omtrent het privé-gebruik van de Bedrijven NS-jaarkaart zijn opgenomen in hoofdstuk 45.2 Regeling privé-gebruik Bedrijven NS-jaarkaart.
Indien de ambtenaar treinstation Goes gebruikt als begin- en/of eindpunt van de dienstreis of indien treinstation Goes voor de ambtenaar in reistijd tussen zijn woning en elk ander treinstation in Nederland het dichtste bij is, is de ambtenaar verplicht de Bedrijven NS-jaarkaart op te halen en/of terug te brengen bij de afdeling Publiekszaken danwel op te halen en/of te deponeren in de daarvoor aangewezen en bestemde kluis.
Indien de ambtenaar de Bedrijven NS-jaarkaart deponeert in de daarvoor aangewezen en bestemde kluis is de ambtenaar verplicht om zo spoedig mogelijk de sleutel van de kluis in te leveren bij de afdeling Publiekszaken.