Controle op het gebruik van de ritten- en kilometerregistratie vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 4 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle. Per doeleinde wordt hieronder aangegeven de mate waarin controle van gegevens kan plaatsvinden:
Doeleinde 1. (het voeren van een rittenregistratie zoals opgelegd door de Belastingdienst in verband met het verbod op privégebruik alsmede ten behoeve van het vaststellen of het dienstvoertuig wordt gebruikt voor het uitoefenen van de opgedragen werkzaamheden of anderszins past binnen de richtlijnen die geacht worden voort te vloeien uit dit protocol). De controle op deze gegevens vindt plaats op basis van de volgende informatie: ritten- en kilometerregistratie, tijdregistratie, dienstroosters, verlof- en ziekteregistratie in relatie tot de aan de medewerker opgedragen werkzaamheden. De aard van de controle van deze gegevens is het vaststellen of het dienstvoertuig door de gebruiker rechtmatig wordt gebruikt. Veelal zal dit betrekking hebben op de vraag of kilometers zakelijk zijn gereden. Deze controle vindt periodiek door of namens de leidinggevende plaats.
Doeleinde 2. (het bevorderen van een verantwoord rijgedrag). Deze gegevens kunnen periodiek aan de hand van de ritten- en kilometerregistratie worden besproken in het functioneringsgesprek. Indien hiervoor een gerede aanleiding is kunnen deze gegevens eerder worden besproken door de directe leidinggevende met de medewerker.
Doeleinde 3. (het verkrijgen van gegevens die kunnen dienen als bewijsmiddel in procedures). In een voorkomend geval vindt gerichte raadpleging van de ritten- en kilometerregistratie plaats door de directe leidinggevende.
Doeleinde 4. (het verkrijgen van inzicht in de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen en het optimaliseren van de inzet van gemeentelijke vervoersmiddelen). Het raadplegen van gegevens vindt plaats op voertuigniveau en niet op persoonsniveau. Het betreft raadplegen achteraf van gegevens uit de ritten- en kilometerregistratie en realtime (direct dagelijks) via het volgsysteem van de black box. Dit raadplegen vindt door of namens de leidinggevende plaats en is niet gebonden aan een vaste periode.
Doeleinde 5. (als ondersteuning bij het onderhoud van het gemeentelijk wagenpark). Het raadplegen van gegevens vindt plaats op voertuigniveau en niet op persoonsniveau. Het betreft achteraf raadplegen door of namens de leidinggevende van gegevens uit de ritten- en kilometerregistratie.
Indien een gebruiker of een groep gebruikers wordt verdacht van het overtreden van regels kan, gedurende een vastgestelde (korte) periode, gericht controle plaatsvinden door direct leidinggevende of leidinggevende.
Indien geconstateerd wordt dat een gebruiker dit protocol overtreedt, dan wordt de betrokken gebruiker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn/haar directe leidinggevende.
Hoofdstuk
Artikel 6
Controle van persoonsgegevens
Onderdeel van 45.3 Protocol gebruik dienstvoertuig en black box