De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of door tenminste twee zitting hebbende leden schriftelijk en met opgave van redenen aan de voorzitter wordt gevraagd. Bedoelde vergadering wordt zo spoedig mogelijk na het verzoek, doch uiterlijk binnen drie weken door de voorzitter belegd.
De commissie komt minimaal een keer per jaar bijeen, te weten in mei/juni in verband met de evaluatie van het afgelopen seizoen en in verband met de beoordeling van het programma voor het volgende seizoen. En zal minimaal 1 keer in gesprek gaan met het Theaterhotel. Alvorens het advies aan het college wordt verstuurd wordt het Theaterhotel in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van dit advies en kunnen in gesprek gaan met de programmacommissie over dit advies.
De voorzitter bepaalt plaats, datum en tijdstip van de vergaderingen en roept de leden schriftelijk tot de vergadering op.
De voorzitter draagt er tevens voor zorg dat de agenda en de bijbehorende stukken tenminste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden toegezonden.