Bij subsidieverantwoording moet de subsidieontvanger onder andere een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording indienen.
Het inhoudelijke verslag bevat een overzicht en toelichting van de uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde prestaties, waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten overeenkomstig de opgelegde verplichtingen hebben plaatsgevonden. Het inhoudelijk verslag is:
het jaarverslag van de organisatie; óf
een tekstueel verslag.
De financiële verantwoording bevat een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten. De financiële verantwoording is:
de jaarrekening van de organisatie; óf
een financieel verslag.
Structurele subsidierelaties kunnen gelijktijdig met de structurele verantwoording de verantwoording van de incidentele subsidie indienen. De incidentele subsidie moet dan een onderdeel zijn van het jaarverslag en de jaarrekening:
a.als inhoudelijk verslag voor de incidentele subsidie kan worden volstaan met (een bijlage
in) het jaarverslag van de organisatie.
b.als financieel verslag kan voor de incidentele subsidie worden volstaan met (een bijlage in) de jaarrekening van de organisatie.
Bij de verantwoording van de structurele subsidie wordt gebruik gemaakt van het jaarverslag en de jaarrekening. Naast voorgaande aspecten, moet ook worden gerapporteerd over de mogelijke risico’s en de bedrijfsvoering.
Een controleverklaring van de accountant is verplicht bij:
een structurele subsidie die groter is dan € 50.000 en wordt verantwoord in de jaarrekening en jaarverslag van de instelling (inclusief alle opgenomen incidentele subsidies, indien van toepassing).
een incidentele (meerjarige) subsidie die groter is dan € 50.000 en wordt verantwoord in de jaarrekening en jaarverslag van de instelling.
een incidentele (meerjarige) subsidie die groter is dan € 50.000 en apart wordt verantwoord, dat wil zeggen niet gespecificeerd in de jaarrekening en jaarverslag van de organisatie.
Overeenkomstig artikel 22 van de Algemene subsidieverordening 2013 wordt een controle
conform het controleprotocol geacht een deugdelijke verantwoording te zijn.
De verantwoording over de ontvangen subsidie die niet vallen onder punt 6, worden door de gemeente Amersfoort steekproefsgewijs gecontroleerd.
Bij deze controle worden alle onderliggende stukken van de inhoudelijke en financiële verantwoording bij de instelling opgevraagd en gecontroleerd.
De werkwijze voor de steekproefsgewijze controle is vastgelegd in het interne Protocol steekproefsgewijze controle subsidies van de gemeente Amersfoort.
De subsidieontvanger die een rechtspersoon is, is conform Burgerlijke wetboek verplicht de administratie 7 jaar te bewaren.
De subsidieontvanger die geen rechtspersoon is, is verplicht de administratie 2 jaar te bewaren.
Artikel 9
Bescheiden voor subsidieverantwoording
Onderdeel van Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring 2013