3.1. Definities
In dit hoofdstuk worden de volgende begrippen gehanteerd:
Gemeente: de gemeente Heerenveen.
Medewerker: degene die aan te merken is als:
werknemer in dienst van de gemeente
persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband
én de beschikking heeft over een personal computer met toegang tot het gemeentelijk netwerk en/of Internet en Outlook.
E-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten.
Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde internetfaciliteiten.
Elektronische communicatiemiddelen: e-mail en/of internetfaciliteiten.
Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met de Richtlijn e-mail- en internetgebruik gemeente Heerenveen of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.
Verantwoordelijke: het college, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de controle van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen beschikbaar stelt.
Leidinggevende: degene die hiërarchisch direct boven de medewerker is geplaatst.
Diensthoofd: degene die hiërarchisch direct onder de gemeentesecretaris is geplaatst.
CBP: College bescherming persoonsgegevens.
Persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele persoon.
3.2. Gebruik van elektronische communicatiemiddelen
Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen vindt uitsluitend plaats met door de gemeente Heerenveen daarvoor beschikbaar gestelde faciliteiten.
Het gebruik vanaf de werkplek is primair bedoeld voor ondersteuning bij de taakuitoefening en verbetering van de kwaliteit van het werk.
De volgende activiteiten zijn niet toegestaan:
Het bezoeken van internetsites die pornografisch of racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijk aanvaarde maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd.
Het meedoen aan niet door de gemeente toegestane chat-sessies.
Het on-line gokken.
Het downloaden van illegale en/of legale software of het downloaden van bestanden waarvan redelijkerwijs aangenomen kan worden dat deze zeer omvangrijk zijn. Indien bepaalde bestanden of programma’s nodig voor het werk, neemt de medewerker contact op met de afdeling Beleid en Advisering, Unit Informatisering.
Het doen van financiële transacties zoals aankopen of bestellingen op ‘internetwinkelsites’, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie.
Het met behulp van e-mailfaciliteiten kettingbrieven of pornografisch materiaal versturen of opvragen.
In e-mail aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen maken.
Het verzenden van software of het opvragen van (grote) bestanden behoudens met toestemming van de afdeling Service, Unit ICT.
Het verzenden van persoonlijke berichten aan alle of vrijwel alle medewerkers tegelijkertijd.
Medewerkers moeten voorkomen dat de integriteit of goede naam van de gemeente Heerenveen aangetast wordt door gebruik van Internet of e-mail.
Privé-gebruik van Internet is toegestaan wanneer er sprake is van zeer incidenteel gebruik. Medewerkers zijn zich ervan bewust, dat "site-beheerders" vaak automatisch registreren wie of welke organisatie de betreffende site bezoekt.
3.3. Privacy en controle op het gebruik van elektronische communicatiemiddelen
De wijze waarop de controle op het gebruik van elektronische communicatiemiddelen plaatsvindt is geregeld in het Privacyreglement gemeente Heerenveen 2005.
3.4. Maatregelen
Als er vermoedens bestaan dat een medewerker zich niet houdt aan de regels vermeld bij punt 3.2. onder 3., dan spreekt zijn leidinggevende hem daar zo spoedig mogelijk op aan.
Gelijktijdig kan de leidinggevende het diensthoofd verzoeken opdracht te geven tot het observeren van het e-mail- en internetgebruik van de betrokken medewerker.
De observatie wordt uitgevoerd door de afdeling Service, Unit ICT, onder verantwoordelijkheid van de Specialist ICT. Alle medewerkers die betrokken zijn bij de observatie zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen zij waarnemen tijdens observatie.
Van de bevindingen van de observatie maakt de Specialist ICT een rapportage, waarin de volgende kenmerken vastgelegd worden:
Naam en functie van diegene(n) die de observatie heeft (hebben) uitgevoerd.
Data waarop de observatie heeft plaatsgevonden en het tijdstip van aanvang en beëindiging.
Doel van de observatie (in strijd met welke bepalingen genoemd in dit reglement heeft de betrokken medewerker gehandeld).
Een korte beschrijving van de bevindingen bij de observatie. Wanneer alles in orde wordt bevonden, volstaat uiteraard een opmerking als “geen bijzonderheden geconstateerd”.
De rapportage wordt persoonlijk overhandigd aan de leidinggevende en aan het diensthoofd van de medewerker wiens gedrag geobserveerd is. Afhankelijk van de overtreding worden ook de naast hogere leidinggevende en het diensthoofd op de hoogte gebracht.
3.5. Bewaring en verwijdering
Indien op grond van de bevindingen tijdens de observatieperiode alles in orde wordt bevonden (zie 3.4., lid 4 onder d), overlegt het diensthoofd met de direct leidinggevende van de medewerker of het wenselijk is de rapportage te bewaren.
De termijn van bewaring van een rapportage is maximaal zes maanden. Ook de persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Alleen als er sprake is van zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen kunnen de gegevens langer bewaard worden. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
Indien leidinggevende en diensthoofd geen reden zien tot nadere maatregelen, geeft het diensthoofd opdracht aan de Specialist ICT de rapportage en de specifieke daaraan gerelateerde gegevens te vernietigen. De leidinggevende van de betrokken medewerker draagt zorg voor de vernietiging van alle beschikbare digitale en schriftelijke rapportages.
Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens.
3.6. Sancties
Wanneer geconstateerd is dat een medewerker zich niet aan de regels heeft gehouden, wordt deze zo spoedig mogelijk op zijn gedrag aangesproken door zijn of haar leidinggevende.
De betrokken medewerker heeft het recht de rapportage en eventuele andere relevante documenten in te zien.
Een op grond van artikel 10 van het Privacyreglement personeelsinformatie gemeente Heerenveen ingediend verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de persoonsgegevens, wordt gehonoreerd, als de medewerker kan aantonen dat deze feitelijk onjuist zijn.
Bij overtreding c.q. herhaling kunnen burgemeester en wethouders (en in bepaalde gevallen de raad) sancties opleggen. Onderscheid kan worden gemaakt tussen:
organisatorische maatregelen (bij voorbeeld het al dan niet tijdelijk ontnemen van de bevoegdheid van het gebruik van bepaalde elektronische communicatiemiddelen);
disciplinaire maatregelen als bedoeld in de artikelen 8:13 en 16:1:2 van de CAR/UWO.
Een combinatie van organisatorische en disciplinaire maatregelen is ook mogelijk.
Artikel 3.
Regels voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen
Onderdeel van Richtlijn e-mail- en internetgebruik gemeente Heerenveen