2.1. Beschikbaarheid van Internet en e-mail
Binnen onze organisatie hebben de meeste medewerkers de beschikking over een PC en toegang tot Internet en e-mail. Naar buiten toe werkt de gemeente Heerenveen met één algemeen e-mailadres, namelijk info@heerenveen.nl. Door op de website en via de media uitsluitend het algemene e-mailadres te hanteren, kan worden voorkomen dat e-mail met een formeel karakter direct naar individuele medewerkers wordt gezonden. Alle aan het algemene e-mailadres gerichte e-mail wordt door de afdeling Service, Unit DIV behandeld als ingekomen post. De werkwijze rond registratie, afhandeling en archivering van e-mailverkeer is in een apart werkproces vastgelegd.
Medewerkers met een eigen werkplek hebben ook een persoonlijk e-mailadres. Dit bestaat altijd uit de voorletter, een punt en dan de achternaam, gevolgd door het gebruikelijke @heerenveen.nl. Via dit e-mailadres kunnen medewerkers rechtstreeks vanaf de werkplek e-mail versturen en ontvangen. Hoe we in de toekomst omgaan met binnenkomende e-mail op persoonlijke e-mailadressen is nog een punt van ontwikkeling. Nadere uitwerking daarvan vindt plaats in het 'Werkproces e-mailverwerking en archivering', dat nog in ontwikkeling is. Berichten die via het persoonlijke e-mailadres binnenkomen en die in aanmerking komen voor opname in het geautomatiseerde postregistratiesysteem moeten worden aangeleverd bij de afdeling Services, Unit DIV. Ook de archivering van bepaalde e-mail-berichten is van belang.
2.2. Privé-gebruik van Internet en e-mail
In zijn algemeenheid geldt dat het gebruik van Internet en e-mail op de werkplek functioneel moet zijn. Een totaal verbod van privé-gebruik geldt echter niet binnen onze organisatie . Ook hier geldt weer als uitgangspunt het BMC en de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. In het deel met de regels zijn wel een aantal handelingen opgenomen die verboden zijn en waarop sancties van toepassing zijn.
2.3. Juridische status van e-mail
De Algemene wet bestuursrecht biedt ruimte voor het indienen van aanvragen via e-mail of internet als de gemeente die mogelijkheid wil bieden aan burgers. De gemeente kan daar voorwaarden aan stellen, zoals bijvoorbeeld het gebruik van een elektronische handtekening. Een elektronische handtekening moet dan aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Binnen de gemeentelijke overheid geldt DigiD als standaard die voldoende betrouwbaarheid biedt.
Op dit moment geldt binnen onze organisatie nog de werkwijze dat aanvragen die via e-mail gedaan worden, niet in behandeling genomen worden. De aanvrager ontvangt een brief met het specifieke formulier waarmee hij zijn aanvraag alsnog kan indienen.
Na invoering van het Dienstverleningsconcept en aansluiting bij DigiD zal het voor burgers mogelijk zijn allerlei aanvragen via internet en e-mail te doen. Op dat moment heeft een dergelijke elektronische aanvraag dezelfde juridische status als een aanvraag op papier.
2.4. Afhandeling en gebruik van e-mail
Een van de voordelen van e-mail is de snelheid waarmee berichten over en weer gestuurd kunnen worden. Deze efficiency staat of valt met de regelmaat waarmee men berichten leest. Wij gaan er vanuit dat medewerkers elke werkdag minimaal twee keer hun e-mail controleren. Bij verlof of afwezigheid zorgt men voor vervanging of, via een automatisch gegenereerd afwezigheidsbericht (de zogenaamde ‘afwezigheidassistent’), voor een melding richting de afzender. Zo kan men bijvoorbeeld melden welke collega de werkzaamheden overneemt bij (langdurige) afwezigheid. Bij ziekte of onverwachte langdurige afwezigheid geeft de leidinggevende aan de afdeling Service, Unit ICT opdracht het afwezigheidbericht te activeren.
Het is niet de bedoeling dat officiële stukken binnenkomen op het persoonlijke e-mailadres. Gebeurt dat wel ga dan na in het ‘Werkproces e-mail - verwerking en archivering’ wat er gedaan moet worden om te zorgen dat de binnenkomende post op de juiste manier wordt behandeld.
Uitgaande formele post moet altijd schriftelijk worden verzonden. Mededelingen die telefonisch gegeven kunnen worden, kunnen uiteraard ook per e-mail worden gedaan. Bij uitgaande mail aan externen wordt standaard de mededeling opgenomen dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend. De disclaimer luidt als volgt:
Dit e-mailbericht is vertrouwelijk en uitsluitend bedoeld voor de geadresseerde. Indien u niet de geadresseerde bent wordt u verzocht de afzender hiervan in kennis te stellen en het bericht definitief te verwijderen.
De gemeente Heerenveen aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de schade door of als gevolg van de informatie uit dit bericht. Het bericht geldt niet als officieel besluit, maar is informatief van aard. Om uw bezwaar of aanvraag rechtsgeldig te laten zijn, dient u dit schriftelijk in te dienen. De beantwoording zal ook altijd schriftelijk plaatsvinden.
U wordt erop gewezen dat aan toezeggingen van medewerkers die niet beslissingsbevoegd zijn, in welke vorm dan ook, geen rechten kunnen worden ontleend.
De gemeente Heerenveen betracht de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij het voorkomen van virussen in de bijlage(n) bij dit bericht. Desondanks dient u zelf de bijlage(n) te controleren op de aanwezigheid van virussen en kan de gemeente Heerenveen niet aansprakelijk worden gehouden indien bijlage(n) schade veroorzaken, waaronder schade aan uw computer(systeem).
2.5. Verantwoordelijkheid
Diensthoofden zijn verantwoordelijk voor zowel de inhoud van documenten als de processen die daarmee samenhangen. Dit geldt voor fysieke en dus ook voor de elektronische post. Omdat een diensthoofd niet alles kan controleren, hebben medewerkers uiteraard een eigen verantwoordelijkheid om zich te houden aan de afgesproken regels. De verantwoordelijkheid en bevoegdheden zijn vastgelegd in het Besluit Informatiebeheer.
2.6. Beveiliging
Medewerkers kunnen in principe alleen bepaalde bestanden downloaden. Programmatuur downloaden kan alleen via de afdeling Service, Unit ICT. Verder regelt de firewall bepaalde toegangen tot websites. De mailfaciliteiten staan het verzenden of ontvangen van programmatuur niet toe. De rest (bestanden dus) kan gewoon verzonden worden tot een grootte van 5 MB per bericht. Deze grootte is vrij standaard in de internetwereld.
2.7. Privacy en controle Internet- en e-mailgebruik
Tijdens werktijd hebben medewerkers niet dezelfde vrijheden als daarbuiten. De arbeidsverhouding brengt zekere beperkingen met zich mee voor medewerkers. Tegenover het loon staat de verplichting werkzaamheden te verrichten onder het gezag van de werkgever en hierbij diens aanwijzingen op te volgen. Als gevolg daarvan zijn medewerkers in meer of mindere mate beperkt in hun bewegings- en handelingsvrijheid en in hun vrijheid van meningsuiting.
Hetzelfde geldt voor het recht op privacy. Met het betreden van de werkplaats levert men een deel van de aanspraken op respect voor de persoonlijke levenssfeer in. Dit betekent niet dat een werkgever bij het nastreven van zijn belang zonder meer aan de belangen en fundamentele vrijheden van zijn medewerkers voorbij kan gaan. Dit geldt ook voor de controle van het e-mail- en internetgebruik van medewerkers.
Op het controleren van het gebruik van e-mail en Internet op de werkplek is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. Bovendien zijn ook het Burgerlijk wetboek (art. 7:660 BW, art. 7:611 BW), de Arbeidsomstandighedenwetgeving (art. 5.1 tot 5.3) en de Wet op de Ondernemingsraden (art. 17, art. 27, lid 1, onder K en L) van toepassing op het privacybeleid. In het Privacyreglement personeelsinformatie gemeente Heerenveen is vastgelegd wie de gegevens verzamelt en aan wie deze beschikbaar worden gesteld.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies