Tijdens het feitenonderzoek wordt een verslag gemaakt van de verschillende onderzoekshandelingen. Dit geldt uiteraard voor elk onderzoek, of het nu intern of extern is. Het bevoegd gezag kan alleen tot de conclusie komen dat de betrokkene zich inderdaad schuldig heeft gemaakt aan een integriteitsschending als het vermoeden wordt gestaafd met schriftelijke gegevens. Het onderzoek moet inzichtelijk zijn voor alle partijen en de rechtmatigheid en kwaliteit moeten toetsbaar zijn. Een adequate verslaglegging laat ook zien in hoeverre overeenstemming of verschil van mening bestaat tussen de verschillende partijen over de toedracht, feiten en omstandigheden.
Verslaglegging van de gesprekken en van andere onderzoeksmethoden
Zoals gezegd worden interviews met minimaal twee personen afgenomen. De onderzoekers maken een zo getrouw mogelijk verslag van gesprekken met de betrokkene(n) en de getuigen. Het verslag wordt vervolgens voorgelegd aan de betrokkene/de getuige(n).
Alle gesprekspartners moeten het verslag ondertekenen. Ook moet op elke pagina hun paraaf gezet worden. Betrokkene(n) of getuige(n) krijgt hierbij de mogelijkheid om commentaar te geven op het verslag.
Als het mogelijk is wordt het verslag meteen opgemaakt en onmiddellijk na het beëindigen van het gesprek ondertekend. Voordeel hiervan is dat het vaak minder aanleiding geeft tot discussies over de tekst van het verslag. Is dit niet mogelijk dan wordt het verslag binnen drie werkdagen opgemaakt en ter ondertekening naar de betrokkene en/of getuige(n) gestuurd. Deze moet het verslag - met eventuele schriftelijke opmerkingen - binnen vijf werkdagen ondertekend (en elke pagina geparafeerd!) terugsturen.
Wanneer onderzoekers en de betrokkene/getuige(n) het niet eens kunnen worden over
de tekst van het verslag, wordt de afwijkende opinie van betrokkene/getuige(n) opgenomen
in een rapport dat aan het verslag wordt toegevoegd. Weigert een betrokkene het gespreksverslag te ondertekenen, dan vermelden de onderzoekers dat in het verslag, zo mogelijk met opgaaf van de redenen. Het verslag wordt aan het vertrouwelijke dossier toegevoegd.
Het gebruik van de andere toegepaste onderzoeksmethoden moet eveneens op adequate wijze worden vastgelegd.
De onderzoeksfase eindigt met het aanbieden van het onderzoeksrapport aan het bevoegd gezag. Het rapport bevat alle informatie die het bevoegd gezag nodig heeft om zich een oordeel te kunnen vormen over (het vermoeden van) de integriteitsschending.
Ook de betrokkene moet het onderzoek kunnen beoordelen en dit indien gewenst kunnen (laten) toetsen op rechtmatigheid.
Inhoud
In de rapportage komen in ieder geval de volgende aspecten aan de orde:
de onderzoeksopdracht met eventuele uitbreidingen die tijdens het onderzoek noodzakelijk zijn gebleken;
een beschrijving van de casus. Daarin worden de uitgangspunten voor het onderzoek, de feiten en omstandigheden die hierbij een rol hebben gespeeld, helder naar voren gebracht;
de relevante regelgeving;
onderzoeksresultaten.
Geen aanbevelingen voor de beoordeling
De onderzoekers hebben de taak om het feitencomplex objectief vast te stellen. Zij geven geen opvattingen over de consequenties die aan de onderzochte feiten zouden moeten worden verbonden. Het is de taak van het bevoegd gezag om, op basis van de onderzoeksgegevens, een oordeel te vormen over de feiten en omstandigheden die de integriteitsschending betreffen. Het spanningsveld tussen objectief (descriptief) onderzoek en het vormen van een (normatief) oordeel maakt het noodzakelijk deze taken gescheiden te houden.
Aanbieding rapport aan bevoegd gezag
Nadat de onderzoekers het rapport hebben opgesteld, bieden zij dit aan aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag:
beslist of de vastgestelde feiten in het rapport aanleiding geven om de feiten te kwalificeren als ambtelijk plichtsverzuim of als ander ongewenst handelen;
overweegt vervolgens of het onderzoeksrapport aanleiding geeft tot een disciplinaire of andere rechtspositionele maatregel (ambtenaar), of tot een op de Kieswet of Gemeentewet gebaseerde maatregel (politiek ambtsdrager).
Ook het onderzoeksrapport wordt opgenomen in een afzonderlijke, vertrouwelijke dossier (zie voetnoot 25).
Hoofdstuk 2:
Artikel 2.9
Verslaglegging en rapportage
Onderdeel van Protocol integriteitsschendingen