Art. 2.8 Protocol integriteitsschendingen — Communicatie

Goede communicatie tussen het bevoegd gezag, de onderzoekers, de betrokkene, de getuigen en – eventueel en in een later stadium – niet direct-betrokken medewerkers binnen de organisatie, is van evident belang. Tegelijkertijd is interne en externe communicatie over integriteitsonderzoeken een lastige zaak. Het spreekt vanzelf dat zorgvuldigheid in de communicatie essentieel is, rekening houdend met de verschillende belangen zoals: de persoonlijke levenssfeer van betrokkene; het onderzoeksbelang; het voorkomen van onrust binnen en buiten de organisatie. Communicatie maakt integriteit bespreekbaar en is daardoor een belangrijk preventief instrument. Gemeente Heerenveen wil bekend staan als een integere organisatie. Dit vertrouwen kan het beste worden gewekt door zelf het initiatief te nemen tot communicatie als dat mogelijk en relevant is. Zelf met nieuws over integriteitszaken naar buiten treden laat zien dat de organisatie niets wil verbergen. Bovendien biedt het de gelegenheid de toon te bepalen. De zaak kan in feitelijk juiste termen (vereiste objectiviteit en zakelijke toonzetting) en in juiste termijnen worden gedefinieerd. Helaas is het niet altijd mogelijk de regie in dit proces zelf in handen te houden. Dit zal er vaker het geval zijn als een politiek ambtsdrager of een hoge ambtenaar betrokken is. De media zal er dan eerder 'lucht van krijgen'. Omdat een roddelcircuit schadelijk is voor de persoon, voor de organisatie én voor het onderzoek – zeker als dit publiekelijk gebeurt – kan het soms nodig zijn in de publiciteit te treden als dat eigenlijk nog niet gewenst is. Deze stap zal uiteraard zeer zorgvuldig moeten worden afgewogen. Communicatie met betrokkene Er zijn al verschillende momenten genoemd waarop het bevoegd gezag (of de onderzoekers) en de betrokkene communiceren. De kans is groot dat met name de betrokkene behoefte heeft aan meer informatie-uitwisseling over bijvoorbeeld de gang van zaken tijdens het onderzoek en over de voortgang. Dit kan conflicteren met het onderzoeksbelang. Zo kan het niet bevorderlijk voor de bewijsvergaring zijn om alle informatie lopende het onderzoek aan de betrokkene te verstrekken. Het al of niet verstrekken van informatie moet dus door het bevoegd gezag en de onderzoekers zorgvuldig worden afgewogen. Interne communicatie Ondanks het belang dat wordt gehecht aan goede communicatie wordt in beginsel intern geen ruchtbaarheid gegeven aan een onderzoek. Onderzoeken naar Integriteitsschendingen zijn zeer gevoelig voor ontijdige bekendmaking. Het kan zijn dat commotie ontstaat tijdens het onderzoek waardoor zwijgen niet langer een optie is omdat daarmee de privacy van betrokkene of het beeld dat men heeft van de organisatie worden geschaad. Het inlichten van een proportionele groep medewerkers door het bevoegd gezag over het feit dat er een onderzoek loopt is dan zinvol. Uiteraard wordt geen inhoudelijke informatie over inhoud en afloop van het onderzoek. De opdrachtgever van het onderzoek overlegt dan met de onderzoekers over de bekendmaking, vooral over de bekendmaking aan de persoon in kwestie. Zodra de (naaste) omgeving van de betrokkene met het onderzoek te maken krijgt wordt deze mondeling ingelicht. Daarbij wordt ook besproken welke houding directe collega’s zullen aannemen wanneer zij door anderen naar het onderzoek worden bevraagd. Ambtenaren kan een geheimhoudingsplicht worden opgelegd. Bij politieke ambtsdragers zal ook in deze situatie alleen beroep gedaan kunnen worden op de eed of gelofte. De kring van geïnformeerden blijft natuurlijk zo klein mogelijk en lopende het onderzoek worden geen specifieke redenen gegeven voor het onderzoek of tussentijdse maatregelen. Er hoeft echter niet geheimzinnig te worden gedaan over zaken die iedereen al weet; langdurig disfunctioneren is bijvoorbeeld in de naaste omgeving vaak allang bekend. Bij ordemaatregelen die voor, tijdens of na het onderzoek worden genomen, zoals schorsing, is het onvermijdelijk dat de (naaste) collega’s hierover worden ingelicht. En wanneer de betrokkene voor de omgeving zichtbaar wordt gestraft (bijvoorbeeld ontslag of overplaatsing), volgt (opnieuw) een bespreking met de collega’s. Dan kan een toelichting gegeven worden en bestaat de kans te leren van de reacties van de medewerkers. Ook als de betrokkene niet zichtbaar wordt gestraft kan een bespreking zinvol zijn. Als het namelijk toch bekend wordt, ontstaat het beeld van geheimzinnigheid en onduidelijkheid. Bovendien kan een bespreking een goede gelegenheid zijn met een groep medewerkers integriteitskwesties aan de orde te stellen. In alle gevallen geldt: hoe actiever zelf het initiatief tot communicatie wordt genomen, hoe meer men regie op de zaak houdt. Om die grip te versterken en voor de noodzakelijke consistentie is het van belang dat één kanaal de informatie verstrekt, bij voorkeur het bevoegd gezag. Externe communicatie In principe wordt er geen publiciteit gezocht tijdens een onderzoek. Toch kan het door omstandigheden nodig zijn tijdens het onderzoek in de publiciteit te treden. Dan wordt alleen bevestigd dat het onderzoek loopt en worden verder geen mededelingen gedaan. Alleen het bevoegd gezag – en dus niet de onderzoekers - kan als opdrachtgever van een onderzoek eventuele vragen van media beantwoorden. Een goed uitgangspunt is: ‘open waar mogelijk, gesloten waar nodig’. Het bevoegd gezag kan daarbij ondersteund worden door de unit Communicatie. Liefst voor maar uiterlijk gelijktijdig met het moment van externe publiciteit wordt intern gecommuniceerd. Dit is overigens alleen mogelijk als de regie in eigen handen is en blijft. Communicatie en politieke ambtsdragers De beschreven werkwijze voor interne en externe communicatie bevat voldoende aanknopingspunten om deze ook toe te passen bij een mogelijke schending door een politiek ambtsdrager. Het zwaartepunt zal dan waarschijnlijk liggen op afwegingen rond externe communicatie. Met name de keuze of, en zo ja wanneer en op welke wijze extern gecommuniceerd gaat worden is daarbij cruciaal.

Rechtspraak bij dit artikel