Zoals al eerder vermeld is er een landelijk formulier ontworpen voor het registreren van meldingen over mogelijke integriteitsschendingen. Het gaat uit van één betrokkene per registratieformulier, omdat bij rapportage over de geregistreerde casussen de belangrijkste gegevens direct te herleiden moeten zijn tot het aantal betrokkenen.
Bij gebruik van het formulier zijn de volgende aandachtspunten van belang:
Eén signaal, meerdere personen betrokken
Eén signaal kan betrekking hebben op meerdere betrokkenen. Daarbij kunnen het onderzoek, afdoening en/of sanctie al snel uit elkaar lopen. Per betrokkene moet dan ook een apart registratieformulier worden ingevuld. Dat neemt niet weg dat er wel sprake kan zijn van een gezamenlijk onderzoeksdossier.
Meerdere signalen
Over een incident, of over een betrokkene, kunnen meerdere melders signalen doorgeven. Voor het landelijk model is alleen de eerste melder relevant. Maar voor de opbouw van een (onderzoeks)dossier zijn de meerdere signalen wel wezenlijke informatie.
Eén betrokkene, meerdere soorten schendingen
Een betrokkene kan meerdere soorten schendingen plegen, bijv. fraude en een ongewenste nevenfunctie. In de registratie kan dit in dezelfde casus worden geregistreerd. Bij de uiteindelijke afdoening worden, indien van toepassing, de conclusies over elk van deze schendingen meegewogen.
Vaker de fout in
Sommige betrokkenen gaan meer dan eens de fout in. Er moet dan opnieuw een registratieformulier worden ingevuld. Het eerdere signaal heeft tenslotte al geleid tot een bepaalde afdoening en is daarmee afgerond. Deze historie wordt overigens wel meegenomen worden in de weging van de gewenste/vereiste strafmaat.
Het registratieformulier is opgenomen als bijlage III, evenals een beschrijving van de in het formulier opgenomen onderwerpen.
Hoofdstuk 4:
Artikel 4.3
Het landelijk registratieformulier
Onderdeel van Protocol integriteitsschendingen