**1..** Het personeelsdossier bevat, voor zover van toepassing, de documenten genoemd in de tweede kolom van de tabel in Bijlage 1 en alle overige documenten die van belang zijn voor het vaststellen van de rechtspositie van de medewerker.
**2..** Inzage in het digitale personeelsdossier is geregeld in de “Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage digitaal personeelsdossier Gemeente Westland”.
**3..** Voor anderen die inzage willen hebben in een digitaal personeelsdossier is opgesteld de “Procedure verstrekken machtigingen om inzage in een digitaal Personeelsdossier Gemeente Westland”.
**4..** Het (fysieke) personeelsdossier bevat geen documenten in gesloten enveloppe.
**5..** De documenten worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn genoemd in de derde kolom van de tabel in Bijlage 1.
**6..** Documenten die normaliter tot 10 jaar na uitdiensttreding worden bewaard, worden in afwijking van artikel 3, 2e lid (digitaal) bewaard tot 40 jaar na het einde van het dienstverband, pensionering of overlijden van de ambtenaar als deze heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen.
**7..** Documenten die tot 10 jaar na uitdiensttreding worden bewaard, worden in afwijking van artikel 3 blijvend bewaard als het een ambtenaar betreft met bijzondere betekenis voor de gemeente of voor de maatschappij.
**8..** De gemeente Westland heeft een algemene machtiging voor substitutie verkregen. Dit betekent dat als de bescheiden gedigitaliseerd /gescand zijn conform de voorwaarden die gesteld zijn in het Handboek vervanging gemeente Westland, dat dan het originele fysieke personeelsdossier voor vernietiging in aanmerking komt. De digitale documenten zijn dan de originele archiefbescheiden. Hiertoe dient de gemeente Westland wel een besluit te nemen dat de personeelsdossiers gesubstitueerd worden. Dit besluit is gemandateerd aan de teamleider Documentaire Informatievoorziening.
Artikel 2
Inhoud, inzage en bewaartermijn personeelsdossier
Onderdeel van Regeling Personeelsdossier Gemeente Westland