De notulen worden opgesteld in de vorm van een besluitenlijst, een overzicht van de uitgesproken adviezen van de voorgaande vergadering en dit overzicht wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Dit ontwerp – overzicht van adviezen wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.
Bij het begin van de vergadering wordt, zo mogelijk, het overzicht van adviezen van de vorige vergadering vastgesteld.
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het overzicht van adviezen aan de raadscommissie te doen, indien het overzicht van adviezen onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de overzichten van adviezen bij de commissiegriffier te worden ingediend.
Het overzicht van adviezen moet inhouden:
de namen van de ter vergadering aanwezige voorzitter, leden, commissiegriffier, burgemeester, wethouders, en gemeentesecretaris, allen voor zover aanwezig en deel uitmakend van de verhandelingen, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;
een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de leden en de naam van de fractie die mededeling hebben gedaan van hun goed - of afkeuring, en met aantekening van de namen van de leden en de naam van de fractie die zich niet uitgelaten hebben;
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
De vergaderingen worden vastgelegd op een cd-rom. De cd-rom wordt bewaard gedurende twee jaren na de vergaderdatum. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat een integrale geluidsopname wordt opgenomen en te beluisteren is op de gemeentelijke website.
Het overzicht van adviezen wordt opgesteld onder de zorg van de commissiegriffier.
Het vastgestelde overzicht van adviezen wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Hoofdstuk 4:
Artikel 18
Notulen: besluitenlijst en geluidsopname
Onderdeel van Verordening op de raadscommissies 2014