Aanvraag
Indien ouders menen voor een vervoersvoorziening voor hun kind in aanmerking te komen, dienen zij een aanvraag in bij het college. De ouders moeten hiervoor gebruik maken van het door het college vastgestelde aanvraagformulier. Ouders moeten bij de aanvraag de in het aanvraagformulier gevraagde gegevens voegen. Ouders zijn op grond van artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verplicht deze gegevens te overleggen, als deze van belang zijn voor de beslissing op de aanvraag. Het aanvraagformulier dient juist en volledig ingevuld te zijn en zijn voorzien van een handtekening. Het college bepaalt of dat daadwerkelijk het geval is.
Ontbreken gegevens
Als het aanvraagformulier aanvulling behoeft of gecorrigeerd dient te worden, stuurt het college het aanvraagformulier terug. Ouders worden dan in de gelegenheid gesteld om de verlangde gegevens binnen een door het college te bepalen termijn aan te vullen of te verbeteren. Wordt hiervan geen gebruik gemaakt, dan dient het college de afweging te maken of de aanvraag in behandeling wordt genomen (artikel 4:5, lid 1, Awb). Op grond van artikel 4:5, lid 4, Awb) dient in een voorkomend geval aan de aanvrager bekend te worden gemaakt dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen.
Uit jurisprudentie blijkt dat gemeenten zich bij een afwijzende beschikking niet louter kunnen beroepen op een onjuist dan wel onvolledig ingevuld aanvraagformulier, maar dat zij bij hun beoordeling mede moeten betrekken wat de kennelijke bedoeling van de aanvrager is, zoals die uit aanvragen van de voorafgaande jaren gebleken is (ABRvS, 9 november 1989, nr. R03.89.5831/S6535).
Artikel 4:15, Awb bepaalt dat de beslistermijn wordt opgeschort tot de dag waarop de aanvraag met de ontbrekende gegevens is aangevuld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. In artikel 5, lid 3 is daarom bepaald dat het college binnen acht weken na ontvangst van alle benodigde gegevens een beslissing neemt.
Beslistermijn
Artikel 4:13, Awb bepaalt dan een redelijke termijn waarbinnen een beschikking dient te worden gegeven in ieder geval is verstreken indien het college binnen acht weken geen beschikking heeft gegeven, of aan de aanvrager een bericht van verdaging heeft gezonden. In de verordening wordt de wettelijke toegestane beslistermijn van acht weken gehanteerd.
Op grond van het vierde lid kan het college de afhandelingstermijn met vier weken verdagen indien de afhandeling meer tijd in beslag neemt. Dit is bijvoorbeeld het geval indien het college advies van een deskundige wil betrekken bij de besluitvorming. De aanvrager wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.
Indien het college niet tijdig een besluit neemt, kan de aanvrager het college in gebreke stellen en direct in beroep gaan (Wet dwangsom en direct beroep bij niet tijdig beslissen). Indien het college na de ingebrekestelling niet binnen twee weken een besluit neemt, moet het college aan de aanvrager een dwangsom betalen.
Ingangsdatum
De ingangsdatum voor een vervoersvoorziening ligt nooit voor de datum waarop de aanvraag is ingediend. Een vervoersvoorziening wordt dus niet toegekend met terugwerkende kracht. Met inachtneming van het voorgaande, wordt als ingangsdatum zoveel mogelijk de door de ouders aangegeven datum gehanteerd. Bij het verzorgen van het vervoer door de gemeente (aangepast vervoer) moet er rekening mee worden gehouden dat, indien het vervoer niet aanvangt bij de start van het schooljaar, de vervoerder enkele dagen nodig heeft om een leerling in het vervoersplan op te nemen. Een aanvraag voor een vervoersvoorziening moet dus tijdig door de ouders worden gedaan.