Het behandelend afdelingshoofd c.q. de behandelende (secretaris)-directeur zendt on-middellijk een ontvangstbevestiging waarin meegedeeld wordt dat binnen zes weken na ontvangst een reactie op de klacht tegemoet kan worden gezien, behoudens verdaging met ten hoogste vier weken.
De ontvangstbevestiging blijft achterwege, ingeval de klager een afschrift van het klachtenformulier is uitgereikt, dan wel indien de afhandeling heeft plaatsgevonden binnen vijf dagen na de ontvangst van de klacht.
Een afschrift van de ontvangstbevestiging wordt naar de klachtfunctionaris gezonden.