Zo spoedig mogelijk nadat een klacht is ontvangen wordt de klager door het afdelings-hoofd c.q. de (secretaris)-directeur uitgenodigd om te worden gehoord. De uitnodiging kan naar keuze telefonisch of schriftelijk gebeuren. In ‘lichte gevallen’ kan worden volstaan met het telefonisch horen van de klager. Indien de klacht betrekking heeft op de gedraging van een met name genoemde bestuurder of ambtenaar, wordt ook deze daarover gehoord. Van het horen kan worden afgezien wanneer de klager aangeeft daaraan geen behoefte te hebben of indien de klacht kennelijk gegrond of ongegrond is. Voorts kan van het horen en verdere afhandeling worden afgezien indien direct tot tevredenheid van de klager aan de klacht wordt tegemoet gekomen.