1. Afzenders van alle functionele berichten die conform artikel 5 zijn ingekomen, ontvangen binnen 5 werkdagen na ontvangst een behandelingsbericht waarin aangegeven wordt:
a. wie de behandelende ambtenaar of afdeling is.
b. wat de termijn is van de vervolgreactie.
c. of de vervolgreactie schriftelijk zal zijn.
d. of een ondertekend document e.d. nodig is. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente De Wolden is ontvangen.
2. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de behandelaar is.
3. Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan:
a. afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn;
b. bij ontbreken van een wettelijke termijn afhandeling binnen een termijn van acht weken.
4. Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen stuurt de behandelaar c.q. het bestuursorgaan een vertragingsbericht. Naast een nieuwe streefdatum bevat dit bericht de reden van vertraging.
5. De bekendmaking en toezending van bestuurlijke berichten vindt in ieder geval schriftelijk en op wens van de verzoeker ook elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien:
a. de geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt via zijn e mailadres voldoende bereikbaar te zijn.
b. het uitgaande bericht ondertekend is middels een met voldoende waarborgen omgeven authentificatie.
6. De formele afhandeling van overige functionele berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt via zijn e-mailadres voldoende bereikbaar te zijn.
7. Alle uitgaande elektronische berichten worden voorzien van een standaard proclaimer, zoals vastgesteld in het "Besluit proclaimer 2013".
Hoofdstuk 4
Artikel 7
Afhandeling
Onderdeel van Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2013