1. Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
a. Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt beperkt tot de verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke).
b. Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
c. Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma’s vindt op geautomatiseerde wijze plaats.
d. Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats;
e. Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden;
2. Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo veel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt of organisatorisch belemmerd;
3. De gemeente is niet verplicht tot aanschaf en gebruik van alle technische mogelijkheden ter voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Er wordt in deze nadrukkelijk verwezen naar de verantwoordelijkheid van de medewerkers zelf;
4. Indien het om technische of organisatorische redenen niet mogelijk is om binnen de software gegevens per gebruiker af te schermen, zal iedere gebruiker de gegevens die niet voor zijn/haar werk bestemd zijn, niet raadplegen. Mocht de gebruiker deze gegevens onbedoeld toch onder ogen krijgen, dan dient de gebruiker deze gegevens als niet bestaand te beschouwen en deze op generlei wijze te gebruiken of er uiting aan te geven;
5. Indien geconstateerd wordt dat een medewerker dit privacyreglement overtreedt, dan wordt de betrokken medewerker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door de direct leidinggevende;
6. Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door OR-leden en GO-leden zijn, in het kader van hun werkzaamheden hiervoor, in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het elektronische verkeer.
Hoofdstuk 4
Artikel 6
Controle
Onderdeel van Privacyreglement E-mail-, Internet- en Telefoongebruik gemeente De Wolden 2013