De F-adviseurs van afdeling financiën hebben voor de onder hun aandacht vallende afdelingen een coördinerende, adviserende en controlerende taak in de gehele planning- & controlcyclus.
Deze coördinatietaak houdt o.a. in, dat zij ten behoeve van de periodieke rapportages ervoor zorgen, dat de afdelingen de benodigde gegevens vanuit de financiële administratie verstrekt krijgen. Bij het opstellen van de daarop te baseren prognoses hebben zij een ondersteunende en adviserende inbreng.
De afdeling financiën heeft de volgende taken:
De afdeling financiën draagt zorg dat budgethouders de beschikking hebben over actuele informatie inzake de budgetten. Budgethouders kunnen hiervoor enerzijds het financiële systeem benaderen, anderzijds zal de afdeling financiën o.a. de onderstaande overzichten beschikbaar stellen:
maandelijks:
budgethoudersoverzicht
openstaande inkoopfacturen
openstaande postenoverzicht debiteuren ouder dan 60 dagen
investeringsoverzicht (kredieten) driemaal per jaar bij voorjaarsnota, najaarsnota en jaarrekening
salarisoverzicht
nto’s en ntb’s
voorzieningen overzicht
reserves overzicht
Maandelijks vindt er een overleg plaats, o.a. over de voortgang van de uitvoering van de programma’s. (Deel) budgethouders dienen de bovenstaande overzichten te controleren op juistheid, eventuele correcties kunnen tijdens het maandelijks overleg aangegeven worden. De wijzigingen dienen onderbouwd te worden waarna deze verwerkt worden door een medewerker van de afdeling financiën.
Budgethouders dienen periodiek analyse uit te voeren en verantwoording af te leggen in de vorm van periodieke rapportages en jaarrekening. Bij deze analyse dient de budgethouder te controleren of het restant budget nog toereikend is en of het budget niet te hoog is ten opzichte van de nog uit te voeren werkzaamheden en of er sprake is van nieuwe ontwikkelingen.
De budgethoudersregeling wordt nader uitgewerkt in procesbeschrijvingen waarin de noodzakelijke controle-technische functiescheidingen en interne controle maatregelen zijn opgenomen.
Artikel 8
Planning, rapportage en verantwoording
Onderdeel van Budgethoudersregeling Alphen aan den Rijn 2014