Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente
Assen 2014.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 3 september 2014
Burgemeester en wethouders van Assen,
C. Abbenhues, burgemeester
I. Oostmeijer-Oosting, secretaris
Bijlagen
Bijlage 1 begrippen
In deze regeling zijn een aantal begrippen gebruikt waarvoor hieronder de definities zijn verwoord:
de Wet BRP:
de Wet basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);
gemeentelijke voorziening:
de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de ingeschrevenen van de gemeente waarvoor het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.9 van de Wet verantwoordelijk is;
gegevensmagazijn:
Magazijn met persoonsgegevens over personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke voorziening aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente ;
ingeschrevene:
degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP, in de basisregistratie is opgenomen;
centrale voorzieningen:
De (toekomstige) centrale voorzieningen waarmee de minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de Wet BRP;
autorisatiebesluit:
een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid, van de Wet BRP betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;
informatiebeheerder:
de functionaris die namens het college burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het beheer van het autorisatiebesluit;
informatiebeheer:
het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
plan Informatiebeveiliging:
Informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;
beveiligingsbeheer:
het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;
beveiligingscontrol:
het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het plan Informatiebeveiliging;
gegevensbeheer:
het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer:
het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem, waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de Wet BRP;
applicatiebeheer:
het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
privacybeheer:
het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
gegevensverwerking:
het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
Toezicht:
het geheel van activiteiten gericht op de bewerkstelliging dat de burger zijn verplichten op grond van de Wet BRP nakomt.
Bijlage 2: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door burgemeester en
wethouders
Op grond van artikel 1, van de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Informatiebeheer
Als informatiebeheerder is aangewezen de heer R. de Lange (teamleider burgerzaken en subsidies), team burgerzaken en subsidies).
Als plaatsvervanger is aangewezen de heer F. Hummel (eenheidsmanager Klant).
Beveiligingsbeheer
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen de heer A. Bijvoet (securityofficer Drentsche Aa).
Als plaatsvervanger is aangewezen (is vacant).
Privacybeheer
Als privacybeheerder is aangewezen mevrouw A. Holt (specialist burgerzaken), team burgerzaken en subsidies).
Als plaatsvervanger is aangewezen de heer J.A.J.T. Samalo (specialist BRP), team burgerzaken en subsidies.
Systeembeheer
Als systeembeheerder is aangewezen de heer R. Tuinstra (medewerker beheer gegevens en systemen C), team beheer.
Als plaatsvervanger is aangewezen de heer H. Bruins (specialist technische infrastructuur), team beheer).
Toezicht
Als toezichthouder zijn aangewezen:
De heer M. Rijks (medewerker klantadviseur toezicht B), team openbare ruimte & orde
De heer A.F. Knol (medewerker klantadviseur toezicht B), team openbare ruimte & orde
De heer F. Scheuneman (medewerker klantadviseur toezicht D), team openbare ruimte & orde
De heer H. Hazeveld (medewerker klantadviseur toezicht D), team openbare ruimte & orde
De heer C. Bosker (medewerker klantadviseur toezicht D), team openbare ruimte & orde
Mevrouw M. Kalma (medewerker klantadviseur toezicht D), team openbare ruimte & orde
Mevrouw J. Hiemstra (medewerker klantadviseur toezicht D), team openbare ruimte & orde
Control
Als controller informatiebeveiliging is aangewezen mevrouw J. Kuipers (medewerker informeren en rapporteren), team administratie & informatieverstrekking.
Als plaatsvervanger is aangewezen mevrouw W. van Wijngaarden, (procescoördinator A), team administratie & informatieverstrekking.
Assen, 3 september 2014
Burgemeester en wethouders van Assen,
Namens hen,
De Eenheidsmanager Klant,
F.Hummel
Bijlage 3: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door de
informatiebeheerder
Op grond van artikel 2 van de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Gegevensbeheer
Als gegevensbeheerder BRP is aangewezen de heer J.A.J.T. Samalo, BRP specialist, team burgerzaken en subsidies.
Zijn/haar plaatsvervanger is de heer R. Dekker, medewerker BRP / applicatiebeheerder BRP, team burgerzaken en subsidies.
Applicatiebeheer
Als applicatiebeheerder BRP is aangewezen de heer R. Dekker, medewerker BRP, team burgerzaken en subsidies.
Zijn plaatsvervangers zijn:
mevrouw M. Visser, medewerker BRP, team burgerzaken en subsidies en
Mevrouw C. Tupanno, medewerker BRP, team burgerzaken en subsidies.
De navolgende functionarissen zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
De heer R. Dekker, medewerker BRP, team burgerzaken en subsidies;
De heer H.W. Sattler, medewerker BRP, team burgerzaken en subsidies;
mevrouw M. Visser, medewerker BRP, team burgerzaken en subsidies en
Mevrouw C. Tupanno, medewerker BRP, team burgerzaken en subsidies.
Gegevensverwerking
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van aangewezen, die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of beheerder gegevens verwerken binnen de kaders van de Wet BRP.
Assen, datum………………………,
De teamleider Eenheid Klant, team burgerzaken en subsidies,
R.de Lange
Bijlage 4: Aanwijzing ambtenaren voor afnemen van verklaring onder ede
Afnemen verklaringen artikel 2.8, lid 2 van de wet
De bevoegdheid tot het afnemen door een daartoe aangewezen ambtenaar door het college van burgemeester en wethouders van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan:
De heer R. Dekker
Mevrouw A. Holt
Mevrouw E. Hoekstra-Wijnbergen
Mevrouw S. Orru
De heer J.A.J.T. Samalo
De heer H.W. Sattler
Mevrouw D.B.A.M. van Tol
Mevrouw C.T.A. Tupanno
Mevrouw M. Visser
Mevrouw S. Wiersma
Assen, 3 september 2014
Burgemeester en wethouders van Assen,
C. Abbenhues, Burgemeester
I. Oostmeijer-Oosting, Secretaris
Bijlage 5: Archivering brondocumenten BRP
Gelezen de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie personen worden BRP-brondocumenten als volgt gearchiveerd:
Alle documenten waaraan BRP-gegevenselementen worden ontleend voor opname op persoonslijsten worden gearchiveerd, behoudens akten van de burgerlijke stand berustend in de registers van de burgerlijke stand in Nederland;
De archivering van de verhuizingen vindt plaats op de datum waarop de gegevens van het desbetreffende document in de basisadministratie zijn verwerkt. De archivering van de overige brondocumenten vindt ook op datum opneming plaats; de verhuizingen en brondocumenten worden in verschillende mappen bewaard;
Indien aan de hand van eenzelfde document meerdere persoonslijsten op verschillende datums worden geactualiseerd, vindt duplicering van het brondocument plaats en archivering overeenkomstig punt 2;
Het brondocumenten archief wordt beheerd door de gegevensbeheerder;
Behoudens aan andere houders van basisadministraties en de geregistreerde zelf worden geen afschriften van brondocumenten verstrekt, tenzij de verstrekking wordt geëist voor een strafrechtelijk onderzoek.
Assen, datum 3 september 2014.
Namens burgemeester en wethouders,
de teamleider burgerzaken en subsidies van de Eenheid Klant,
R.de Lange
Toelichting op regeling beheer en toezicht BRP
Inleiding
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term ‘oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI). Het feitelijk gebruik van de RNI is voorzien voor de zomer van 2014. In deze regeling wordt op dat gebruik geanticipeerd.
Figuur 1: Distributie BRP-gegevens
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens Verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Beheer én toezicht
Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensgegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp), maar de Wbp schrijft geen vergelijkbare regeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn.
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons-) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de baseline informatiebeveiliging gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 10 het beveiligingstoezicht (control).
Privacybeheer
De privacybeheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet en Verordening BRP.
De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, etcetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Hoofdstuk 1
Het eerste hoofdstuk betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan waarvan de inhoud van de rol die zij vervullen, zich niet beperkt tot de GV of het gegevensmagazijn.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder aan. In de praktijk zal aan de rol van de privacybeheerder BRP veelal invulling gegeven worden door de functionaris die verantwoordelijk is voor het totale privacybeheer van de gemeente.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit BRP, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.
Leeswijzer
Hoofdstuk 1 betreft de aanwijzing van de functionarissen door het college van burgemeester en wethouders en door de informatiebeheerder. De hoofdstukken 2 tot en met 9 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 10.
In bijlage 1 zijn de begrippen die in deze regeling worden gebruikt, nader gedefinieerd.
De besluiten tot aanwijzing van de functionarissen die invulling geven aan de rollen in deze regeling door burgemeester en wethouders respectievelijk de informatiebeheerder zijn opgenomen in de bijlagen 2 en 3.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies