In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvattingen ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de directeur van het Historisch Centrum Overijssel.
Dit artikel is een verwijzing naar de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en is een uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995. Het eerste deel van de regeling stelt eisen aan alle blijvend te bewaren archiefbescheiden. Het tweede deel van de regeling gaat specifiek over digitale archiefbescheiden. De eisen hebben betrekking op de ordening en toegankelijkheid.
De belangrijkste eisen:
archiefbescheiden moeten authentiek zijn
archiefbescheiden moeten binnen redelijke tijd vindbaar en leesbaar zijn.
Dat vereist onder meer:
een overzicht van alle blijvend te bewaren archiefbescheiden en archiefbestanden
registratie van contextgegevens (gegevens over de rol en betekenis van documenten).
Voor digitale archiefbescheiden gelden extra eisen. Het gaat dan onder meer om het vastleggen van gegevens over inhoud, vorm en structuur van een document, over technische gegevens, conversie, migratie en opslagformaten. Deze ministeriële regeling is in werking getreden per 3 maart 2002.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief die, welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies