Het stroomschema voor de aanvraag van een evenementenvergunning ziet er als volgt uit:
De aanvraag komt binnen bij de baliemedewerkers van de afdeling Publiekszaken.
Publiekszaken neemt de aanvraag in behandeling.
Registreert de aanvraag.
Kijkt of de aanvraag compleet is.
Publiekszaken stuurt de aanvraag voor advies door naar brandweer, politie en het gemeentelijk Facilitair Bedrijf, eventueel naar het Recreatieschap Vinkeveense Plassen.
Indien genoemde partijen positief hebben geadviseerd, dan wordt de vergunning afgegeven door Publiekszaken. In de vergunning van de meest belastende evenementen komt te staan dat ten minste één maand voorafgaand aan het evenement, een afstemming met organisator, politie, en gemeente plaatsvindt. Bij de inrichting van een evenemententerrein gaat voorafgaand aan een evenement de brandweer een controle houden. In het bijzonder wordt gekeken naar maatregelen van brandveiligheid. Wanneer het een tent betreft, dan wordt gekeken naar zaken zoals omschreven in de afgegeven gebruiksvergunning.
Indien er geen positief advies wordt afgegeven, dan wordt in beginsel de aanvraag afgewezen. In een overleg tussen gemeente en aanvrager kunnen de knelpunten besproken worden en mogelijk worden opgelost, opdat de vergunning alsnog kan worden verleend. Namens de gemeente kan een medewerker van de afdeling Communicatie Integrale veiligheid en Bestuurszaken, of de medewerker Recreatie en Toerisme aan het gesprek met de aanvragen deelnemen. Een en ander afhankelijk van het knelpunt.
Nadat de vergunning is afgegeven door Publiekszaken worden gegevens geregistreerd en opgenomen in de evenementenkalenders.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.5.1
Stroomschema
Onderdeel van Notitie Evenementenbeleid De Ronde Venen Vinger aan de Pols