Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.
Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015".
Vastgesteld in de openbare vergadering van 18 december 2014
de griffier,
de voorzitter,
H.D. Werkman
C. Bijl
Artikelgewijze toelichting
Art. 2 Vergoeding
De bijdrage is niet aan de persoon toegewezen, maar aan de fractie. Als een raadslid de raadszetel teruggeeft aan de raad, heeft dat geen gevolgen voor de vergoeding aan de fractie, waarvan dit raadslid deel uitmaakte, ook niet als niet in de opvolging kan worden voorzien. Artikel 5 voorziet in de aanpassing van de vergoeding a.g.v. verkiezingen, splitsing en/of samenvoeging van fracties (zie toelichting bij dit artikel). In een verkiezingsjaar zijn de termijnbetalingen gebaseerd op het aantal maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden, respectievelijk het aantal maanden daarop volgend tot en met de maand december.
Art. 3 Hoogte van de vergoeding
In de verordening fractievergoeding 2012 is de berekening als volgt: € 4.300 per fractie en € 1.000 per fractielid. Daarnaast bedraagt de vergoeding voor personele ondersteuning per week € 22,- voor de fractie en € 22 per week per fractielid. De vergoeding per fractielid is bij raadsbesluit teruggebracht van € 1.000 naar € 750 (effectuering daarvan vanaf april 2014). Daarmee rekening houdend en door het opnemen van de vergoeding voor personele ondersteuning in een all-in bedrag, bedraagt de vergoeding per 1 januari 2015 per fractie € 5.444 en per fractielid € 1.894. Het is aan de fractie hoe ze dit bedrag wil inzetten. Er wordt dus geen afzonderlijke vergoeding voor personele ondersteuning verstrekt.
In een verkiezingsjaar wordt in januari het voorschot uitbetaald tot en met de maand waarin de verkiezing plaatsvindt. Uiterlijk in mei van dat jaar wordt het voorschot over de resterende maanden uitbetaald. In de andere jaren wordt het eerste voorschot uitbetaald in januari en het tweede voorschot in juli.
Art. 4 Gebruik van de vergoeding
In de verordening wordt geregeld welke bedragen door de gemeente aan de fracties beschikbaar worden gesteld voor het dagelijks functioneren van de fracties. Ten aanzien van deze bedragen wordt een aantal regels gesteld over wat wel en niet ten laste van de fractievergoeding mag worden gebracht.
De volgende kostensoorten mogen in ieder geval niet ten laste van de fractievergoeding worden gebracht:
•
Abonnementen/tijdschriften voor de partij;
•
Lief –en-leed pot;
•
kosten incasso en boetes;
•
Aanschaf digitale camera;
•
Kerstpakketten;
•
Sponsorkosten;
•
Contante kasopnamen;
•
Reis- en verblijfkosten raadslid binnen de gemeente. (Voor reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur kan, per verordening, een vergoeding worden toegekend).
De volgende kostensoorten mogen wel ten laste van de fractievergoeding worden gebracht, mits de uitgave bedoeld is om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. Bij een aantal van die kostensoorten, geldt tevens de voorwaarde dat ze slechts incidenteel ten laste van de fractievergoeding worden gedaan:
•
Niet partijpolitiek georiënteerde functionele scholing;
•
Fractie-excursie (programma overleggen als bewijsstuk);
•
Laptop, pc, tablet en printer c.a. (incidenteel: per bestuursperiode maximaal 1 laptop, pc of tablet (1 configuratie) en afschrijvingstermijn van 4 jaar hanteren. Is bij vertrek uit de raad/opheffing van de fractie de afschrijvingstermijn nog niet verlopen, dan moet óf het resterende deel worden betaald aan de gemeente óf de configuratie teruggegeven worden aan de gemeente);
•
Fractie-nieuwsbrief (de inhoud moet gaan over raads- of fractienieuws en de nieuwsbrief moet openbaar beschikbaar zijn;
•
Werkbezoek door de fractie;
•
Fractie-website. Is de website voor fractie- en partijdoeleinden, dan is het uitgangspunt 50% ten laste van de partijkas en 50% ten laste van de fractievergoeding;
•
Zaalhuur externe locatie (incidenteel, dus geen structurele huurlasten ten laste van de fractievergoeding en het moet gaan om een vergaderlocatie);
•
Zaalhuur bij fractie- of partijlid mag t.l.v. de fractievergoeding wanneer het een incidenteel karakter heeft en het lid beroepsmatig zalen verhuurt b.v. als restauranthouder. De kosten van zaalhuur moeten marktconform zijn;
•
Heisessie fractie (zijn ook bestuursleden aanwezig, dan betalen deze zelf hun kosten);
•
Training door eigen politieke partij (mag t.l.v. de fractievergoeding wanneer de drie genoemde rollen worden versterkt en het onderwerp het lokale raadswerk betreft. Het programma van de training wordt als bewijsstuk overlegd);
•
Telefoonkosten mogen niet t.l.v. het fractiebudget. Een uitzondering kan gemaakt worden voor de fractie assistent en bij incidentele gevallen, zoals b.v. een fractievoorzitter die in het buitenland extra telefoonkosten moet maken t.b.v. het raadswerk (kosten moeten wel gespecificeerd en bewijsstukken moeten worden overlegd).
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen personele kosten bij reguliere inhuur en vrijwilligersbijdragen ter ondersteuning bij algemene dagelijkse werkzaamheden. Beide kostensoorten mogen t.l.v. de fractievergoeding worden gebracht. Kosten van reguliere inhuur moeten met een bewijsstuk worden onderbouwd, bijvoorbeeld in de vorm van een overeenkomst tussen fractie en ondersteuner(s). Daarnaast heeft iedere fractie de mogelijkheid om één of meer steunfractieleden (niet zijnde raadsleden) een vrijwilligersbijdrage te geven in de vorm van een forfaitair bedrag. Een fractie mag per persoon niet meer dan € 30,- per maand aan vrijwilligersbijdrage verstrekken. In een kalenderjaar mag per fractie het totaal aan vrijwilligersvergoedingen, dus aan alle vrijwilligers tezamen, niet meer dan € 1.500,- bedragen. Uit de bewijsstukken (bankafschriften e.d.) moet duidelijk blijken aan wie de vrijwilligersvergoeding is overgemaakt.
Art. 5 Wijziging vergoeding
De vergoeding wordt berekend op basis van het aantal raadsleden in de fractie dat na vermeerdering of vermindering van het zeteltal is ontstaan. De vergoeding betreft een evenredig deel van de jaarvergoeding voor de maanden waarin de vermeerdering of vermindering geldt. Indien een fractie reeds een voorschotbedrag heeft ontvangen dat hoger is dan het bedrag waarop de fractie na vermindering van het zetelaantal recht heeft, dan wordt het meerdere teruggestort op rekening van de gemeente.
Art. 6 Rekening en verantwoording
Voor de verklaring inclusief samenvatting evenals voor het overzicht van de individuele uitgaven worden standaard formulieren gebruikt, die in overleg met de accountant tot stand zijn gekomen. Indien sprake is van een terug te storten bedrag a.g.v. een teveel aan reserve fractievergoeding over het voorgaande kalenderjaar, dient een fractie dat duidelijk aan te geven in de verantwoording.
De fractievoorzitter moet altijd tekenen. Bij twee- of meermansfracties moeten altijd de fractievoorzitter én een ander fractielid (bij voorkeur de plaatsvervanger de verklaring ondertekenen). Bij een éénmansfractie kan ook een bestuurslid “voor gezien” tekenen. Een bestuurslid kan daarmee niet de verantwoordelijkheid uit de verordening dragen zoals een fractielid of fractievoorzitter dat wel heeft. Essentie van die bepaling is, dat een voorzitter van een éénmansfractie de verklaring en de bijlagen van de verantwoording heeft gedeeld met een bestuurslid (vier-ogen-principe).
Artikel 7 Reserves
Het verschil in percentage reserve op 31 december van een verkiezingsjaar, waarin de gemeenteraad van Emmen opnieuw wordt gekozen, 100% en de jaren daarna 75% is o.a. gebaseerd op de gewenningsperiode na de verkiezingen en het eventueel toetreden van nieuwe fracties in de raad. Het is zeer wel denkbaar dat juist na de verkiezingen door de fractie een beroep op de fractievergoeding moet worden gedaan.
Artikel 10
Overgangs- en slotbepalingen
Onderdeel van Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015