Om als organisatie de betrouwbaarheid van de informatievoorziening te kunnen waarborgen en vast te stellen dat de naleving van regelgeving voldoet aan de daaraan te stellen eisen, is een geheel van ondersteunende maatregelen nodig. Dit geheel van maatregelen wordt aangeduid als Administratieve Organisatie en de daarin verankerde Interne Controle (AO /IC). Een goede AO beperkt immers het risico op onvolkomenheden in de diverse werkprocessen en dus kan met een kleiner aantal Interne Controle (IC)-waarnemingen achteraf worden volstaan. Bovendien kan wanneer adequate controles zijn opgenomen in de bedrijfsprocessen zelf (de controles in de lijn) de interne controle zich primair richten op de werking van die controles. Periodiek kan een analyse worden gemaakt van de onderdelen van de uitvoering waarin risico’s worden gelopen. Vanuit de geconstateerde tekortkomingen dient steeds de vraag te worden gesteld waar het in de AO is misgegaan. Vervolgens kan dan worden bezien hoe dit voor de toekomst kan worden voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld door aanpassing van de administratieve organisatie via het aanpassen van de organisatiestructuur, procedures, scholing personeel etc. Vervolgens zal via de interne controle in de praktijk worden getoetst of de doorgevoerde wijzigingen het gewenste effect hebben gehad. Zo ontstaat er een cyclisch proces van controle en bijsturing waarbij de risico’s op fouten steeds verder worden teruggedrongen. Een meerjarig overzicht voor actualisering van de Administratieve Organisatie is in bijlage 2 opgenomen. De vaststelling van de geactualiseerde AO beschrijvingen is gemandateerd aan het Directie Overleg (DO).
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.5
Samenhang interne controle en administratieve organisatie
Onderdeel van Intern Controle Plan 2015 (ICP 2015) gemeente Heemstede