**1..** De vertrouwenspersoon ongewenst gedrag legt van elke klacht een dossier aan. Hij verstrekt daaruit geen onder geheimhouding staande informatie dan met toestemming van degene die om geheimhouding heeft verzocht.
**2..** In de documentatie dient in ieder geval opgenomen te zijn:
de omschrijving van het ongewenst gedrag;
de naam van de klager;
de naam van de beklaagde;
de terzake door klager ondernomen stappen en daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken.
**3..** Vijf jaar na beëindiging van de behandeling van de klacht wordt het dossier vernietigd