Jaarlijks wordt een geactualiseerd, organisatiebreed Informatiebeheerplan opgesteld en naar de secretaris en de archivaris gezonden. De secretaris ziet toe op de volledigheid van het Informatiebeheerplan.
Het Informatiebeheerplan wordt aan de hand van een vastgesteld model uit naam van de secretaris opgesteld. Het Informatiebeheerplan houdt ten minste de volgende elementen in:
de organisatie van het informatiebeheer
een verwijzing naar de beschrijving van de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen in het vigerend mandaatregister
het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheerstaken bij functionarissen
procedures voor het beheer van informatie
een separaat documentair structuurplan van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt bewaard, die aan gangbare eisen en normeringen voldoen
een verklaring dat digitale systemen, waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan vastgestelde of gangbare eisen en normeringen (NEN)
de wijze waarop de betrouwbaarheid, authenticatie, integriteit, toegankelijkheid, duurzaamheid en beveiliging van de informatie worden gewaarborgd
een jaarlijks geactualiseerd overzicht, verkregen op basis van een interne audit met gehanteerde, actuele KPI’s, ten behoeve van de zichtbaarheid van geconstateerde knelpunten, inclusief een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen
Artikel 7
Artikel 7
Onderdeel van Besluit informatiebeheer college van B en W gemeente Nieuwegein 2015