De commissie komt ten behoeve van de uitoefening van haar taak ten minste zes keer per jaar bij elkaar en voorts in de navolgende gevallen:
Wanneer twee leden dit nodig oordelen;
Op verzoek van Burgemeester en Wethouders, onder opgave van redenen.
De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering wordt gehouden binnen twee weken nadat een verzoek daartoe bij de voorzitter of de secretaris is binnengekomen of zich een geval als bedoeld in lid 1, onder a, van dit artikel, voordoet.
De convocatie, inclusief agenda, geschiedt door middel van een schriftelijke oproep aan de leden. Behoudens in spoedeisende gevallen geschiedt de oproeping tenminste een volle week voor de datum waarop de vergadering wordt gehouden. De agenda voor de vergadering wordt door de voorzitter in overleg met de secretaris vastgesteld. Er mag van deze agenda alleen afgeweken worden indien de voorzitter hiermee instemt.
De notulen van de vergadering worden door de secretaris of een andere medewerker van de gemeente Almelo gemaakt en in een volgende vergadering vastgesteld.
Een vergadering vindt slechts plaats indien meer dan de helft van de leden van de commissie aanwezig is. Indien de voorzitter afwezig is zal in overleg een plaatsvervangend voorzitter worden aangewezen.
Indien een vergadering krachtens het bepaalde in lid 5 van dit artikel geen doorgang vindt vervalt de vergadering en vindt deze plaats op de eerstvolgend geplande datum van bijeenkomst tenzij een extra vergadering wordt uitgeschreven.
Vertrouwelijkheid en openbaarheid
Hoofdstuk
Artikel 7
Artikel 7
Onderdeel van Verordening Beeldende Kunst en Vormgeving gemeente Almelo