De in de vorige hoofdstukken omschreven doelstellingen, acties en prioriteiten dienen ook daadwerkelijk te worden nageleefd. Om dit te borgen wordt binnen de wet VTH het zgn “Big Eigth Model” ingevoerd:
Dit model vormt de basis voor de control op de uitvoering van het beleidsplan voor de fysieke leefomgeving van Zoeterwoude. Onderstaand volgt per onderwerp een nadere toelichting.
**7.1.** Rapportage en evaluatie
In dit beleidsplan wordt aangegeven dat de fysieke veiligheid, de volksgezondheid, de leefomgeving en het landelijk gebied extra aandacht behoeven. Dit is uitgewerkt in de vier doelstellingen: Optimaliseren van communicatie, Verminderen van regels en stimuleren eigen verantwoordelijkheid burgers en bedrijven bij naleving van wet en regelgeving die wel blijft bestaan, Vergunningverleners, toezichthouders en handhavers hebben de zelfde prioriteiten en werken zo efficiënt mogelijk samen, Sanctioneren op basis van de aard van de overtreding (zie voor de uitwerking paragraaf 4.2).
Door middel van de jaarlijkse evaluatie van het uitvoeringsprogramma wordt beoordeeld of:
De geformuleerde doelstellingen zijn behaald.
De prioriteitstelling heeft voldaan aan de verwachtingen.
De beschikbare capaciteit toereikend was.
Wijzigingen in wet en regelgeving gevolgen hebben gehad voor het behalen van de doelstellingen.
Welke onderwerpen in het nieuwe jaar extra aandacht behoeven.
Voor deze evaluatie wordt een format gebruikt (bijlage 4).
Voor vergunningverlening richt de evaluatie zich op:
Tijdigheid van de vergunning.
Actualiteit van de vergunning.
Juridische kwaliteit van de vergunning blijkend uit het aantal bezwaar- en beroepszaken
Juridische kwaliteit van de bezwaar- en beroep procedure/het aantal (gewonnen en verloren) beroep- en bezwaarprocedures in relatie tot het aantal genomen besluiten.
Voor toezicht en handhaving richt de evaluatie zich op:
Toepassen sanctiestrategie.
Naleefgedrag.
Bezoekfrequentie.
Tijdigheid van de (her) controle.
Tijdigheid versturen controle verslag en brief.
Prestaties Zoeterwoude ten opzichte van de regio.
**7.2.** Strategisch beleidskader
Zoeterwoude en haar medewerkers handelen waar het gaat om vergunningverlening, toezicht en handhaving en ontwikkeling van het Omgevingsplan op basis van het beleidskader zoals aangeven in de ambitie: “Zoeterwoude zet zich primair in voor de belangen van burgers en bedrijven door de hoogste prioriteit te schenken aan de fysieke veiligheid, de volksgezondheid en leefbaarheid. Daarbij is het behoud van de landelijke omgeving een belangrijke kernwaarde. De prioritering van alle VTH activiteiten is aan deze ambitie gekoppeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het voorkomen van financiële schade voor de gemeente, het bestuurlijk imago en cultuurhistorische waarden”.
**7.3.** Operationeel beleidskader
**7.3.1.** . Processen
Voor de uitvoering van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn de basiswerkzaamheden afgestemd door middel van procesafspraken. Deze proces afspraken zijn per werkproces in procesbeschrijvingen en processchema’s vastgelegd en uitgewerkt en voor iedereen toegankelijk. Bij wijzigingen als gevolg van wijziging van wet- en regelgeving of verschuiven van taken binnen de organisatie worden de uitgewerkte procesbeschrijvingen en processchema’s aangepast.
**7.3.2.** 2. Bestemmingsplannen
Voor beoordeling van aanvragen is het van belang dat bestemmingsplannen actueel zijn. Met inachtneming van de Omgevingswet worden alle bestemmingsplannen in de komende jaren omgevormd tot een Omgevingsplan. Doel van het nieuwe Omgevingsplan is een voor burgers en bedrijven makkelijk toegankelijk en begrijpelijk inzicht in de fysieke leefomgeving in Zoeterwoude waarbij deregulering centraal staat. Omgevingsplan moet bijdragen aan het verminderen van procedures (afwijkingen van het bestemmingsplan).
Na een pilot waarbij het bestemmingsplan Landelijk gebied wordt omgezet in een Omgevingsplan zal op basis van de opgedane ervaring een planning worden opgesteld om alle overige bestemmingsplannen om te vormen tot een Omgevingsplan. Naast de pilot worden ook de criteria voor afwijkingsbesluiten ontwikkeld en omgezet in beleid.
**7.3.3.** 3. Toezicht
De toezichtstrategie van Zoeterwoude richt zich op belonen en straffen. Dit houdt in dat bij regelmatige overtreding van de regels er vaker een controle zal plaats vinden, ook onaangekondigd. De kaders zoals opgenomen in paragraaf 7. 1 en uitgewerkt in paragraaf 4.2 vormen hierbij de basis.
Het toezicht tijdens de bouw vindt plaats op basis van het Landelijk integraal toezicht protocol. Dit toezicht protocol is verwerkt in de applicatie SBA (zie hiervoor paragraaf 7.6.1). Als bijlage 5 is een samenvatting van dit protocol toegevoegd. De toezichthouder vult zijn bevindingen in op het controleformulier (bijlage 6).
**7.3. 4 .** Gedogen
Gedogen is sterk ingekaderd in landelijke beleidsnota’s. Bij de bepaling of er sprake is van een gedoogwaardige situatie wordt aangesloten bij het landelijk gedoogbeleid.
Binnen Zoeterwoude is uitgangspunt, dat overtredingen slechts in zeer spaarzame gevallen gedoogd worden. Handhaven is regel, gedogen is uitzondering. In bijgaande gedoogstrategie zijn de voorwaarden etc. uitgewerkt (bijlage 7).
**7.3.4.** 4 Sanctioneren
Het bestuursrechtelijk en strafrechtelijk optreden bij overtredingen vindt plaats op basis van de Landelijke Handhavingsstrategie.
**7.4.** Planning en control
**7.4. 1.** Organisatorische condities
In het kader van transparantie, objectiviteit en het voorkomen van belangenverstrengeling vindt een scheiding plaats tussen:
Vergunningverlening en handhaving en
Planmatige handhaving en hercontrole (incl juridische opvolging)
Voor de specialisten en juristen is een scheiding tussen het verlenen van de vergunning (incl. toetsing activiteiten), de toezicht en handhavingstaken tijdens de bouw en bij bestaande bouw.
Handhavingsactiviteiten worden uitgevoerd door daartoe bevoegde medewerkers op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en de Awb.
Bij intensieve en frequente controles vindt roulatie plaats tussen de handhavers. Dit om een handhavingsrelatie te voorkomen.
Buitengewone opsporingsambtenaren voor het handhaven van de APV en de Drank en Horecawet zijn via regiopartner Leiden aangesteld.
De bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden zijn volgens de bijlage vastgelegd. (bijlage 8)
**7.4 .2.** Kwaliteitsborging
Door middel van procesbeschrijvingen en processchema’s, het vier ogen principe, interne controles, audit, meten en sturen van klanttevredenheid wordt de kwaliteit van de producten beoordeeld en bijgestuurd. Het hoofd van de afdeling ziet toe op de resultaten van metingen en rapporteert als directievertegenwoordiger hierover aan het college.
**7.4.3.** 3 Interne controle/audit
Door middel van de jaarlijkse evaluatie van het uitvoeringsprogramma, vindt interne controle plaats op het proces en de resultaten.
Daarnaast voert het SP71 iedere vier jaar een audit uit, gericht op vergunningverlening, toezicht en handhaving om de inzet, organisatie en het resultaat van de vergunningverlening en handhaving te vergelijken, te toetsen en te beoordelen.
**7.44 ..** Meten en sturen van klanttevredenheid
Door middel van het houden van een klanttevredenheidsonderzoek (Waar staat je gemeente) meet Zoeterwoude periodiek de tevredenheid van de burgers. Aandachtspunten die uit dit onderzoek voortkomen, worden verwerkt in beleid.
**7.5.** Voorbereiden
**7.5.1. .** 1Procesbeschrijvingen, processchema’s en protocollen en werkinstructies
Voor de voorbereiding en uitvoeren van de Wabotaken zijn protocollen opgesteld. Deze omvatten:
Procesbeschrijvingen, processchema’s en werkinstructies in lijn met de strategie voor vergunningverlening en objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over de Omgevingsvergunning.
Procesbeschrijvingen, processchema’s en werkinstructies voor de naleefstrategie, de toezichtstrategie, de sanctiestrategie, de gedoogstrategie.
**7.5.1.** Interne en externe afstemming
Voor een goede uitvoering van de taken is een goede in en exerne afstemming vereist. In bijlage 9 staan alle vaste in- en externe overleggen opgenomen met daarbij het doel van het overleg. Resultaten van overleggen worden via de mail, mondeling en via het werkoverleg teruggekoppeld.
**7.5.2.** Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling
Zoeterwoude communiceert over het beleidsplan, het jaarverslag en het uitvoeringsplan met andere handhavingsorganisaties zoals ODWH, brandweer, politie. De brandweer informeert Zoeterwoude jaarlijks over haar speerpunten. Deze worden verwerkt in het uitvoeringsplan.
Alle bestemmingsplannen (later Omgevingsplan) zijn raadpleegbaar via www. ruimtelijkeplannen.nl/zoeterwoude.
Openbare besluiten worden via de website www.zoeterwoude.nl de gemeentelijke website en de lokale media gecommuniceerd.
Verordeningen en vastgesteld beleid worden gepubliceerd via www.overheid.nl en het Gemeenteblad.
**7.6.** Uitvoeren
Zoeterwoude beschikt over voldoende kwantitatieve en kwalitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatie technisch, milieutechnisch, juridisch en administratief mogelijk maken. Daar waar verdergaande digitalisering mogelijk is, worden de hiervoor benodigde middelen beschikbaar gesteld.
**7.6.1.** 1 Geautomatiseerd systeem
De gemeente Zoeterwoude werkt voor de vergunningenverlening, toezicht en handhaving met applicatie StadsBeheer Administratie (SBA). Met dit systeem worden (aanvragen om) Omgevingsvergunning geregistreerd, afgehandeld en toezicht- en handhavingsprocessen gevoerd. Aan dit systeem zijn standaardbrieven en –besluiten gekoppeld voor de vergunningverlening, toezicht en handhaving.
Vanuit SBA worden managementrapportages gegenereerd. Op basis hiervan vindt bijsturing plaats.22
**7.6..** 2 Basisregistratie Adressen en Gebouwen
De BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) bevat basisgegevens van alle adressen en gebouwen in een gemeente. Kopieën van deze gegevens zijn verzameld in een Landelijke Voorziening (BAG LV). Het Kadaster beheert de BAG LV en stelt de gegevens beschikbaar aan organisaties met een publieke taak, instellingen, bedrijven en particulieren.
De BAG biedt eenduidige brongegevens, die gebruikt kunnen worden bij de handhaving.
De BAG is echter niet alleen een ondersteunend middel ten behoeve van de handhaving. De relatie tussen BAG en handhaving is wederzijds: de handhaving kan ook bijdragen aan het verzamelen van de basisgegevens voor de BAG. Jaarlijks worden namelijk in het kader van de BAG luchtfoto’s gemaakt, die vergeleken worden met de luchtfoto’s van het vorige jaar. Als uit deze vergelijking blijkt dat er nieuwe gebouwen bij zijn gekomen ten opzichte van het vorige jaar, wordt vanuit de BAG onderzocht of deze gebouwen met een vergunning opgericht zijn. De gebouwen die niet vergund zijn, zijn vergunningsvrij of illegaal. Ten gevolge van gewijzigde wetgeving zijn gebouwen steeds vaker vergunningsvrij. Gegevens omtrent deze gebouwen worden wanneer deze voldoen aan de voorwaarden van een pand, in de BAG verwerkt. De overige gebouwen worden toegevoegd aan de voorraad situaties die onderzocht moeten worden in het kader van de handhaving (toezicht, onderzoek naar legalisatie, sanctioneren, of eventueel, in bijzondere gevallen afzien van handhaving maar wel een wrakingsbrief toegezonden). Als de resultaten van de handhaving relevant zijn voor de BAG, worden zij in de betreffende registraties verwerkt.
**7.6.3.** 3 Veiligheidsvoorzieningen
Zoeterwoude draagt er zorg voor dat de werkomstandigheden van alle medewerkers voldoen aan de eisen zoals gesteld in de Arbowet.
**7.7.** Monitoren
Twee wekelijks wordt de voortgang van vergunningverlening, toezicht en handhaving gemonitord. Aan de hand van gegevens uit SBA wordt besproken welke nieuwe aanvragen zijn ontvangen, de aard hiervan, afgehandelde meldingen, afgehandelde aanvragen, de voortgang van de aanvragen.
De inhoudelijke kwaliteit van de producten wordt door de coördinator gecheckt. Daarnaast wordt het vier ogen principe toegepast. Voor aanvragen die in strijd zijn met het bestemmingsplan wordt gemonitord op welke gronden een afwijkingsbesluit is genomen. Daarnaast wordt de voortgang van de aanvraag in relatie tot de wettelijke termijn gevolgd.
De monitoring van het toezicht en de handhaving vindt plaats door: de mate waarin toezicht-, en sanctiestrategie is toegepast, realisatie van bezoekfrequenties, geconstateerde overtredingen, tijdigheid van de (her)controle, tijdigheid van het versturen van het controleverslag en brief, het naleefgedrag. Op basis van de evaluatie van de handhavingsresultaten vindt verbetering plaats ten aanzien van de handhavingscyclus.
Artikel 7
Monitoren, verantwoorden en bijsturen
Onderdeel van Beleidsplan voor de fysieke leefomgeving