**1..** De Erfgoedadviesraad adviseert en motiveert schriftelijk haar advies op het daarvoor bedoelde (digitale) document.
**2..** Het schriftelijke advies wordt binnen 3 weken na vergaderdatum neergelegd in een door de secretaris opgemaakt samenvattend verslag, waarin het volgende tenminste is vervat:
datum en tijdstip van de opening van de vergadering;
duur van de vergadering;
naam van de aanwezige voorzitter;
naam van de aanwezige secretaris;
namen van de aanwezige leden;
uitgebreide motivering van het advies welk is gebaseerd op relevante wet- en regelgeving. Indien een geïntegreerd advies wordt gegeven dient per toetsingkader (bijv. monumentenkaders en welstandskaders) gemotiveerd te worden;
een concluderend, helder en eenduidig advies;
(digitale) ondertekening door voorzitter en secretaris.
**3..** De secretaris draagt er zorg voor dat de verslagen van de openbare vergaderingen na vaststelling worden gepubliceerd op de gemeentelijke website. Desgewenst kunnen belangstellenden tegen de daarvoor geldende leges een afschrift van de verslagen ontvangen.
**4..** De Erfgoedadviesraad stelt voor de gemeenteraad jaarlijks (per kalenderjaar) een verslag op van haar werkzaamheden, waarin ten minste aan de orde komt:
de werkwijze en samenstelling van de Erfgoedadviesraad;
op welke wijze uitwerking is gegeven aan de openbaarheid van vergaderen;
de aard van de beoordeelde plannen;
de invloed van de Erfgoedadviesraad op de ruimtelijke kwaliteit van de gemeente (voorbeelden plannen vóór behandeling in de Erfgoedadviesraad en ná behandeling in de Erfgoedadviesraad);
de bijzondere projecten.
**5..** De Erfgoedadviesraad kan in haar jaarverslag aanbevelingen doen ten aanzien van het gemeentelijk ruimtelijk kwaliteitsbeleid in het algemeen en de aanpassing van de gemeentelijke nota’s in het bijzonder.
**6..** Het jaarverslag wordt op de website van de gemeente Zutphen gepubliceerd en is digitaal beschikbaar;
**7..** De Erfgoedadviesraad heeft één maal per jaar een overleg met de portefeuillehouder van de gemeente. Punt van overleg is het jaarverslag.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.8
Verslaglegging
Onderdeel van Verordening op de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit en Cultuurhistorie en de Erfgoedadviesraad 2014