Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Alphen-Chaam 2015.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen-Chaam op 25 november 2014.
, burgemeester
, secretaris
Memorie van toelichting
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Gemeente Alphen-Chaam 2015. Het besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten. De bepalingen zijn van toepassing zowel op digitale documenten (in verschillende bestandsformaten) als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden.
Het Besluit sluit nu beter aan bij de digitale ontwikkelingen in de eigen organisatie alsmede de steeds groter wordende nadruk op ketensamenwerking en de ontwikkeling van het e-depot: duurzame digitale opslag van informatie.
Artikelsgewijze toelichting:
Artikel 1
In dit definitie-artikel weerspiegelt zich het grote belang van een goede informatievoorziening: informatie wordt tegenwoordig gezien als de vierde productiefactor. In het informatiemanagement komen Documentaire Informatievoorziening (DIV), ICT en het archiefwerk elkaar tegen. Beheer van informatie wordt benoemd als informatiehuishouding, terwijl de voorzieningen om te beheren zijn te definiëren als informatievoorziening. De definitie van het eerste begrip is met name opgenomen om voor specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.
Artikel 2
Voor de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding is aansluiting gezocht bij de organisatiestructuur van de gemeente. Wel van belang is de uitbreiding van het begrip gemeentelijke organen. (Keten-)Samenwerking krijgt uitvoering in nieuwe vormen en ook in deze gevallen houdt de gemeente een eigen verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie.
Artikel 5
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 7
De digitalisering leidt tot veranderende procedures en andere betrokkenen bij het beheer van de informatiehuishouding. Dit artikel geeft aan dat het hoofd van een beheerseenheid terug kan vallen op de ondersteuning van diverse facilitaire afdelingen. Ook is de plicht tot overleg (Strategisch Informatie Overleg) en de rol van de archivaris vastgelegd.
Artikel 9
In essentie wordt het origineel van een document (een “minuut”) bewaard en is het te verzenden document een kopie. Vergelijk de notariële akte: de ondertekenaar krijgt slechts een exemplaar mee “voor eensluidend afschrift”. Deze bepaling met een archieftechnische achtergrond dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 10
De opstelling van de procedures wordt aan de gemeentesecretaris/ het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures, mits daarbij rekening gehouden wordt met algemeen geldende procedures.
Artikel 11
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren is dat echter wel noodzakelijk.
Artikelen 12 en 13
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een samenhangend overzicht vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Artikelen 16 en 17
Bewaring van archiefbescheiden is de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris / het hoofd van de beheerseenheid. Hij dient de bewaring conform de daarvoor geldende regels te organiseren alsmede te zorgen dat op archiefruimten aan de eisen voldoen.
Artikel 18
De toetsing van de archiefruimten inclusief de opslag voor digitale bescheiden is de wettelijke taak van de archivaris (artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995).
Artikel 19 en 20
Informatiebeveiliging is de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris / het hoofd van de beheerseenheid. Voor de analoge omgeving is nog sprake van uitlening, terwijl in het digitale domein autorisatiestructuren toegepast dienen te worden.
Artikel 21
Vernietiging van archiefbescheiden is aan regels gebonden. Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten door moedwillige vernietiging of ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 22
Om diverse redenen, o.a. privacywetgeving en openbaarheidsbeperkingen, dient geheimhouding van documenten mogelijk te zijn of te geschieden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de gemeentesecretaris / het hoofd van de beheerseenheid en is in de leden van het artikel nader uitgewerkt.
Artikelen 23, 24 en 25
Bij vervanging, vervreemding en overdracht dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Artikel 26 en 27
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De vernietigingslijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 28
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is de ministeriële uitvoeringsregeling.
Artikel 29
De in dit artikel genoemde taken zijn wettelijke verplichtingen: ook bij uitbesteding van deze bewaar- en beheerfunctie dient daarmee een archivaris te worden belast.
Artikel 31
In dit artikel krijgt de archivaris de bevoegdheid om in het archief naast het archief van de gemeentelijke organisatie archieven van derden onder te brengen. Voor Alphen-Chaam wordt dat uit cultuurhistorisch oogpunt van groot belang geacht.
Artikel 33
De noodzaak om verslag te doen van het beheer van de archiefbewaarplaats is duidelijk. Tevens worden tweejaarlijks gegevens aangeleverd ten behoeve van de algemene jaarverslaglegging van de gemeente.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies