**1..** De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
**2..** In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
**3..** De gemeentesecretaris ziet erop toe , dat voor het beheer van de metagegevens van de documenten een schema wordt opgesteld als bedoel in artikel 19 van de Archiefregeling.
**4..** Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
**5..** De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in lid a.
**6..** Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in lid e bedoelde conversie en migratie zijn:
De onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
De onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;
PLE1N Informatie en Automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.
**7..** PLE1N Informatisering en Automatisering verleent technische ondersteuning bij de in lid e bedoelde conversie en migratie.
Hoofdstuk III › Paragraaf 3.4.
Artikel 13.