Deze verordening wordt aangehaald als: Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn (Asv 2014).
Toelichting op de Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2014 (Asv 2014)
Voor u ligt de nieuwe gemeentebrede, Algemene subsidieverordening van de gefuseerde Gemeente Alphen aan den Rijn. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014 en geldt voor het eerst voor eenmalige subsidieaanvragen voor het jaar 2014 en voor structurele subsidieaanvragen voor het jaar 2015. Dat betekent dat structurele subsidieaanvragen voor het jaar worden behandeld op basis van de respectievelijke subsidieverordeningen van de gemeenten Alphen aan den Rijn (2011), Boskoop (2010) en Rijnwoude (2008).
Artikelen die een toelichting behoeven:
Artikel 1
We voegen een definitie van accountantsverklaring toe. Deze is gebaseerd op artikel 393 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Een accountantsverklaring is een belangrijk instrument om de rechtmatigheid van de besteding van de subsidies te beoordelen. In voorkomende gevallen (zie artikel 16 Asv 2014) verlangt de Gemeente Alphen aan den Rijn een controleverklaring.
Er mag geen misverstand ontstaan over de reikwijdte of inhoud van die accountantsverklaring. Dit is ook van belang omdat er verschillende soorten accountantsverklaringen zijn (bron = Wikipedia):
Een accountantsverklaring is een verklaring van een registeraccountant of accountant-administratieconsulent bij een overzicht met historische financiële informatie. Vaak is dit overzicht een jaarrekening, maar het kan ook een ander financieel overzicht zijn, zoals een overzicht verzekerd belang (t.b.v. een verzekeringsmaatschappij), of een ontvangsten- en uitgavenoverzicht (als bijvoorbeeld een subsidieafrekening).
In grote lijnen zijn er drie soorten accountantsverklaringen:
1. een controleverklaring, als de accountant de opdracht had het overzicht te controleren;
2. een beoordelingsverklaring, als de accountant de opdracht had het overzicht te beoordelen, wat een lagere vorm van zekerheid biedt dan de controleopdracht;
3. een samenstellingsverklaring, als de accountant de opdracht had het overzicht samen te stellen.
Artikel 2
De gemeentebegroting is een basisinstrument voor de beleidmakers in een gemeente. Deze begroting bevat een raming van baten en lasten voor een komend begrotingsjaar. Deze ramingen zijn gespecificeerd naar de verschillende beleidsterreinen. De gemeentebegroting wordt zodanig ingericht, dat het mogelijk wordt om de effectiviteit van het beleid te beoordelen. Dat kan als de doelstellingen van het beleid meetbaar zijn geformuleerd. De subsidieverlening sluit aan bij deze doelstellingen en helpt de gemeente haar ambities te verwezenlijken.
Artikel 6 Aanvraagtermijn
Lid 1: De indieningstermijn voor structurele subsidieaanvragen is 1 mei. Hiermee zijn de termijnen van Alphen aan den Rijn (was 1 juni), Boskoop (1 mei) en Rijnwoude (1 april) geharmoniseerd (zie voor de samenloop met de subsidieverantwoording de toelichting bij artikel 16).
Lid 2: Er zijn instellingen (veelal verbonden partijen) die de in lid 1 genoemde termijn niet halen. Daar vindt aparte besluitvorming over plaats.
Artikel 7 en 16 lid 8 Beslistermijn verlenen en vaststellen structurele subsidies
De beslistermijn in beide gevallen is 31 december van het jaar waarin de instelling de aanvraag voor subsidieverlening of voor subsidievaststelling heeft ingediend.
Artikel 9 Productsubsidie
Een bijzondere vorm van meerjarensubsidie is productsubsidie. Uitgangspunt is ieder jaar een verleningsbeschikking af te geven, waar mogelijk ondersteund door een meerjarenuitvoeringsovereenkomst. Productsubsidie is een “containerbegrip”, waar sinds de introductie ervan in Gemeente Alphen aan den Rijn in 2007 gaandeweg invulling aan is en ook nog wordt gegeven. De methode van productsubsidiëring wordt bij de introductie van deze Asv 2014 reeds voor enkele instellingen gebruikt. Het is de bedoeling op termijn toe te groeien naar subsidie op basis van het effect op de samenleving (outcome). Deze omslag is gaande ten tijde van het opstellen van deze Asv 2014, maar kost enige tijd om zich te verwezenlijken.
Artikel 10 Eenmalige subsidie
De indieningstermijn voor eenmalige subsidieaanvragen is minimaal tien weken vóór de geplande activiteit. Hiermee zijn de termijnen van Alphen aan den Rijn (was 10 weken), Boskoop (8 weken) en Rijnwoude (19 weken) geharmoniseerd.
Artikel 11 Waarderingssubsidie
Een instelling kan een waarderingssubsidie aanvragen. Het college heeft ook zelf de bevoegdheid om een dergelijke subsidie te verlenen als andere vormen van subsidie niet of niet volledig worden verleend. Er zijn geen vastgestelde beleidskaders, de Gemeente Alphen aan den Rijn heeft beleidsvrijheid in het verlenen van een waarderingssubsidie. Een waarderingssubsidie is bedoeld voor vrijwilligersorganisaties en dus niet voor commerciële partijen. Activiteiten die niet onder de criteria van de Asv 2014 vallen (die bijvoorbeeld niet direct te koppelen zijn aan de gemeentebegroting) kunnen voor de Gemeente wel waardevol zijn, bijvoorbeeld omdat de activiteiten gericht zijn op kwetsbare groepen.
De Gemeente kan dan met een waarderingssubsidie tonen dat zij de te ontplooien activiteiten van de instelling waardeert.
Bij het oordeel van het college een waarderingssubsidie te verlenen, is van belang:
a) er moet een activiteit tegenover de subsidie staan (een waarderingssubsidie is niet bedoeld voor investeringen in kapitaal);
b) de instelling krijgt niet al een andere vorm van subsidie van de Gemeente Alphen aan den Rijn;
c) een waarderingssubsidie is altijd aanvullend op andere geldbronnen van de organisator van een activiteit.
Het college weegt bij de beslissing mee:
a) wat is de totale begroting van de activiteit?
b) hoeveel middelen brengt de organisator zelf in?
c) is de Gemeente de enige subsidiënt?
d) beschikt de aanvrager over voldoende eigen middelen dan wel middelen van derden om de kosten van de activiteit te dekken?
e) hoeveel tijd en moeite steekt de organisator zelf in de activiteit?
f) wat is de omvang van de activiteit?
g) wie bereik je ermee?
8 Een waarderingssubsidie bedraagt maximaal € 1.000.
9 Het college beslist binnen tien weken na ontvangst van de aanvraag.
10 Het college stelt een waarderingssubsidie direct vast.
Per geval wordt bekeken of de Gemeente een waarderingssubsidie wil verlenen en zo ja voor welk bedrag. De hoogte van het bedrag van de waarderingssubsidie is niet in kaders te vatten. Van belang is ook of er binnen het subsidieplafond nog financiële ruimte is. Het maximale bedrag voor een waarderingssubsidie is € 1.000.
Bij waarderingssubsidies geldt: “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” en dus “op is op”. In dat geval wordt een aanvraag afgewezen op grond van het feit dat het budget “uitgeput“ is.
Artikel 12 en 13 Eigen vermogen en voorzieningen
Bij vermogensvorming is sprake van een spanningsveld. Enerzijds moeten gesubsidieerde instellingen voldoende vrijheid van handelen krijgen om slagvaardig en bedrijfsmatig te werken. In dat kader is het van belang een eventueel positief resultaat niet direct en volledig af te romen. Een reserve biedt de mogelijkheid een korte periode waarin het financieel wat minder gaat te overbruggen. Afromen kan in een financieel gunstige periode als ongewenst effect hebben dat tegen het einde van het subsidiejaar uitgaven worden gedaan die niet direct noodzakelijk zijn. Anderzijds moet voorkomen worden dat, op kosten van de gemeenschap, overmatig aan reservevorming bij instellingen wordt gedaan.
Reservevorming is dus tot op zekere hoogte wenselijk, maar het aantal en de omvang van de reserves moeten beperkt zijn. Om die reden worden aanvullende voorwaarden gesteld aan de vorming van reserves en voorzieningen.
In deze artikelen van de Asv 2014 wordt vastgelegd dat een instelling altijd schriftelijk toestemming vraagt om een voorziening te vormen of toevoegingen te doen aan een reserve. De regelgeving in deze subsidieverordening is kaderstellend. De Gemeente Alphen aan den Rijn beoordeelt ieder verzoek individueel en levert zo maatwerk per instelling. Om die reden treft u in deze bepalingen geen maximumpercentages voor reserves of voorzieningen aan.
Artikel 14 Weigeringsgronden
Voorop staat dat subsidie een gunst is en geen recht. Een instelling die subsidie aanvraagt, krijgt deze niet automatisch verleend.
Afwijzingsgronden die in de wet staan, zijn niet overgenomen in de tekst van de verordening, er is wel een verwijzing naar gemaakt. Dit komt de leesbaarheid ten goede.
Voor de duidelijkheid treft u hier de wettekst van het betreffende artikel uit de Algemene wet bestuursrecht aan: (Wet van 4 juni 1992, houdende algemene regels van bestuursrecht (Algemene wet bestuursrecht, geldend in april 2013)
Artikel 4:35 Awb
1. De subsidieverlening kan in ieder geval worden geweigerd indien een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat:
a. de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden;
b. de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;
c. de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.
2. De subsidieverlening kan voorts in ieder geval worden geweigerd indien de aanvrager:
a. in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zou hebben geleid, of
b. failliet is verklaard of aan hem surséance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.
Als weigeringsgrond is toegevoegd lid 14 (Wet Bibob).
Bibob: De betreffende tekst van de Wet Bibob luidt als volgt: (Wet van 20 juni 2002, houdende regels inzake de bevordering van integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur met betrekking tot beschikkingen of overheidsopdrachten (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur, geldend in april 2013)
Artikel 3
1. Voorzover bestuursorganen bij of krachtens de wet daartoe de bevoegdheid hebben gekregen, kunnen zij weigeren een aangevraagde beschikking te geven dan wel een gegeven beschikking intrekken, indien ernstig gevaar bestaat dat de beschikking mede zal worden gebruikt om:
a. uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare voordelen te benutten, of
b. strafbare feiten te plegen. (Et cetera)
Artikel 15 Direct vaststellen kleinere bedragen
De wens om met minder regels en minder bureaucratie te werk te gaan, leeft in heel Nederland. Vanuit de VNG wordt geadviseerd kleinere bedragen – tot € 5.000 – direct vast te stellen.
Wij nemen dit advies over. Daarmee vervalt voor de instellingen de plicht om voor 1 april van het volgende jaar verantwoording af te leggen en vervalt voor de gemeente de plicht om de verantwoording te beoordelen en de subsidie definitief vast te stellen.
Gekozen is voor een oplossing die recht doet aan de belangen van de instellingen (lastenverlichting) en die van de gemeente (controle uitoefenen op de besteding van gemeenschapsgeld).
Op basis van artikel 21 lid 2 Asv 2014 is de gemeente bevoegd steekproeven te houden, bijvoorbeeld bij instellingen van wie de subsidie direct is vastgesteld.
Artikel 16 Subsidievaststelling grotere bedragen
Indieningstermijn: De indieningstermijn van de subsidieverantwoording is 1 april van het jaar volgend op het subsidiejaar. Deze datum is gelijk aan de voorlopers van deze subsidieverordening van Alphen aan den Rijn en Rijnwoude. Deze termijn was in Boskoop 1 mei. Gekozen is voor een indieningstermijn van 1 april, teneinde de Gemeente Alphen aan den Rijn de kans te geven de verantwoording te beoordelen voordat de subsidieaanvraag voor het komende jaar wordt ingediend (indieningstermijn aanvraag is 1 mei).
Verantwoordingsvereisten: Deze vereisten uit lid 1 lopen parallel met de in 2012 Herijkte Nota Verbonden Partijen van de Gemeente Alphen aan den Rijn.
Nota Bene: De verslagen die de instelling instuurt (zowel de tussentijdse verslagen als de jaarlijkse verantwoording), zijn openbaar.
Artikel 16 lid 6: Dit artikel bevat de bepaling dat de gemeente (een deel van of in het uiterste geval 100% van) het subsidiebedrag kan terugvorderen als een instelling haar verplichtingen niet nakomt, . Terugvordering van subsidie kan zo enerzijds gebruikt worden als pressiemiddel om instellingen ertoe te bewegen hun stukken tijdig en volledig in te sturen, anderzijds benadrukt deze bepaling ook de noodzaak voor de gemeente om zorgvuldig om te gaan met (beperkt) overheidsgeld. Alleen als een instelling de juiste stukken instuurt, kan de gemeente zicht houden op de activiteiten en de besteding van de subsidie.
Artikel 17 Lagere vaststelling
In dit artikel is een deel van een artikel uit de Algemene wet bestuursrecht overgenomen, aangevuld met twee andere redenen voor mogelijk lager vaststellen. Dit ten behoeve van de duidelijkheid.
Artikel 19 Verplichtingen van de subsidieontvanger
In lid 2 wordt de weigeringsgrond uit artikel 4:35 Algemene wet bestuursrecht expliciet in de verordening opgenomen, omdat het tussentijdse verslag voor de gemeente een belangrijk middel is om instellingen die subsidie ontvangen, te “volgen”.
De gemeente vindt het belangrijk dat verslag te ontvangen en oefent indien nodig pressie uit op de instellingen om de verslagen in te sturen.
Wettekst Awb: (Wet van 4 juni 1992, houdende algemene regels van bestuursrecht (Algemene wet bestuursrecht, geldend in april 2013) Artikel 4:35 lid 1 De subsidieverlening kan in ieder geval worden geweigerd indien een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat: sub b. de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen (…).
Artikel 21 Eisen aan de administratie
Een instelling is verplicht een deugdelijke administratie te voeren.
Het tweede lid van dit artikel geeft de gemeente de mogelijkheid steekproeven te houden, bijvoorbeeld bij subsidies die op basis van artikel 15 direct zijn vastgesteld.
Hoofdstuk VIII Uitvoeringsplan herinrichting maatschappelijk domein
Dit hoofdstuk wordt toegevoegd naar aanleiding van het trajet “Nieuw en Anders“. Naar aanleiding van dit traject is het subsidieproces voor het maatschappelijk domein onderzocht en is gekeken hoe effectiever en efficiënter kan worden omgegaan met de gelden beschikbaar voor het maatschappelijk veld door samenwerking en innovatie. Omdat de verordening geen ruimte bood voor subsidietenders moest de verordening worden aangepast.
Om te voorkomen dat deze wijziging ook zou doorwerken op subsidies buiten het maatschappelijk domein is gekozen de criteria in een apart hoofdstuk te plaatsen.
Overigens wordt in deze regelgeving naast enkele cruciale vereisten verwezen naar de inhoudelijke subsidietenders omdat het te ver draagt om alle eisen op te nemen in de verordening.
Artikel 31 Overgangsbepalingen
De Asv 2014 geldt vanaf 1 januari 2014 voor eenmalige subsidieaanvragen.
Structurele aanvragen voor het jaar 2014 – die in het jaar 2013 zijn ingediend bij de gemeentes Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude - worden behandeld met gebruikmaking van de verordeningen die in het jaar 2013 golden, dus de respectievelijke verordeningen van de afzonderlijke gemeentes. Vanaf het jaar 2015 geldt deze Asv 2014 ook voor alle structurele subsidies.
Hoofdstuk IX
Artikel 32
Citeertitel
Onderdeel van Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2014