Tenminste die organisatieonderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheereenheid aangemerkt. Wanneer er bij een proces overlap tussen beheereenheden plaatsvindt, zoals bijvoorbeeld bij de uitvoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, wordt één beheereenheid als verantwoordelijk voor het gehele proces aangewezen. Eveneens wordt als vangnet een beheerder aangewezen voor de restgevallen.