• - De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer en door welk overheidsheidorgaan het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak of werkproces het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
  • - Ten aanzien van documenten dienen voldoende kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat deze documenten met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.