De tegemoetkoming wordt door de ouder aangevraagd bij het college (artikel 26 Wet kinderopvang). Het moet dan gaan om het college van de gemeente waar de ouder woont (artikel 22, derde lid, Wet kinderopvang).
Een aanvraag wordt door de gemeente in ontvangst genomen wanneer deze voldoet aan de vormvereisten van artikel 4:1 en 4:2 Awb. Dit betekent dat een aanvraag:
schriftelijk moet worden ingediend;
moet zijn ondertekend;
de naam en het adres van aanvrager dient te bevatten;
een aanduiding moet geven van de beschikking die wordt gevraagd.
Omdat een tegemoetkoming voor de duur van een tegemoetkomingsjaar wordt verstrekt moet deze elk jaar opnieuw worden aangevraagd. Om de lasten voor de aanvragers zo beperkt mogelijk te houden, verdient het aanbeveling dat de gemeente het aanvraagformulier voor een vervolgaanvraag aan de ouders toestuurt, waarbij het formulier reeds is ingevuld met de gegevens die bij de gemeente bekend zijn. De ouders hoeven dan alleen de mutaties op het aanvraagformulier aan te geven.
Een verhoging van de tegemoetkoming in verband met een verhoging van het aantal uren of dagdelen kinderopvang, zal ook moeten worden aangevraagd. Een verlaging van de tegemoetkoming in verband met een vermindering van de omvang van de kinderopvang hoeft niet te worden aangevraagd. De ouder moet hiervan wel onmiddellijk mededeling doen aan het college (artikel 28, derde lid, van de wet en artikel 16, eerste lid verordening).