De beoordelaar legt een eerste, voorlopige beoordeling gemotiveerd schriftelijk vast. Binnen de diensten worden afspraken gemaakt over de vorm en inhoud van de vastlegging en de methodiek van de beoordeling dit met inachtneming van de artikelen 15:1:15:1 tot en met artikel 15:1:15:5.
Vorm en inhoud van de vastlegging en de methodiek worden door het hoofd van de dienst met instemming van de onderdeelcommissie vastgesteld.
In ieder geval wordt vastgelegd met welke beheersbeslissingen, zoals bedoeld in artikel 15:1:15:2, de beoordeling verband houdt.