De op schrift gestelde voorlopige beoordeling wordt in laatste instantie direct voor aanvang van het beoordelingsgesprek aan de ambtenaar gegeven en in het beoordelingsgesprek met de ambtenaar besproken.
De ambtenaar is in de gelegenheid is om binnen 2 weken na datum van het beoordelingsgesprek zijn/haar zienswijze schriftelijk kenbaar te maken aan het hoofd van de dienst en eventueel mondeling toe te lichten.
Naar aanleiding van de zienswijze van de ambtenaar deelt het hoofd van dienst de ambtenaar gemotiveerd mee of er aanleiding is geweest om de voorlopige beoordeling te wijzigen, en zo ja tot welke wijzigingen en motivering dat heeft geleid. Daarbij wordt de reden vermeld waarom niet, of niet volledig aan de zienswijze van de beoordeelde is tegemoet gekomen.
Uiteindelijk stelt het college de beoordeling al dan niet gewijzigd definitief vast. Een afschrift van de vastgestelde, definitieve beoordeling wordt aan de ambtenaar uitgereikt.