De voorzitter stuurt ten minste 5 dagen voor een bijeenkomst de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de bijeenkomst. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden uiterlijk 2 dagen voor de bijeenkomst verzonden. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen worden verkort tot 24 uur voor de bijeenkomst.