Om overzicht over de geheime stukken te kunnen houden wordt door het college een index geheime stukken bijgehouden. De index bestaat uit drie delen: de geheime stukken die aan de raad worden overlegd, de geheime stukken die aan één of enkele raadsleden worden overlegd en eventueel ook de mondelinge geheime informatie die in een besloten vergadering aan raad of commissie wordt medegedeeld. Op de index worden de onderstaande gegevens opgenomen: onderwerp, orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, beslisdatum, bekrachtigingsdatum, aanduiding van de geheime stukken, geheimhoudingstermijn, adressant van de geheimhouding.
De bekrachtigingsdatum hoeft vanzelfsprekend alleen te worden opgenomen als bekrachtiging noodzakelijk is. Onder “aanduiding” van de geheime stukken” wordt zo concreet mogelijk opgenomen om welke documenten het gaat. Bij “termijn” wordt aangegeven tot wanneer geheimhouding noodzakelijk is. Het hoeft hierbij niet om een datum te gaan, er kan ook een gebeurtenis aangegeven worden zoals bijvoorbeeld het einde van een aanbestedingstraject. Om de geheimhouding daadwerkelijk op te heffen is overigens nog wel een expliciet besluit van het bevoegde orgaan nodig. Stukken waarvoor de geheimhoudingstermijn onbeperkt is, blijven een jaar staan op de index en worden er dan afgehaald. De index is openbaar en is permanent raadpleegbaar.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.6
Index geheime stukken
Onderdeel van Handvest Informatievoorziening Gemeenteraad