Geheime informatie kan ook mondeling verstrekt worden. Dit moet altijd in een officiële commissievergadering, anders kan geen geheimhouding worden opgelegd. Informatiebijeenkomsten zijn geen officiële commissievergaderingen en informatie die in deze bijeenkomsten wordt gegeven is dus niet geheim ook niet als het om een besloten bijeenkomst gaat.
Bij het mondeling geven van geheime informatie gelden de volgende regels:
Als het college mondeling geheime informatie wil verstrekken aan de raad, verzoekt ze aan het presidium om hiervoor een commissievergadering uit te schrijven of wordt aan een reguliere commissievergadering een besloten gedeelte toegevoegd;
Bij aanvang van (het besloten gedeelte in) de commissievergadering, besluit de commissie of ze de vergadering besloten verklaart. Als de commissie besluit niet in beslotenheid te vergaderen, wordt de geheime informatie niet verstrekt;
Aan het einde van de besloten vergadering wordt op voorstel van de voorzitter door de commissie expliciet geheimhouding opgelegd op het behandelde en eventueel door het college overlegde stukken;
Delen van informatie is toegestaan met alle raadsleden en alle commissieleden niet-raadsleden;
De geheime informatie wordt opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6);
De commissie is bevoegd om de geheimhouding op te heffen, tenzij zij zich over de geheime informatie tot de raad heeft gericht. In dat geval is de raad bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Het college bereidt hiervoor een (raads)voorstel voor.
Een portefeuillehouder die buiten een besloten commissievergadering een beroep doet op raadsleden om bepaalde informatie niet naar buiten te brengen, accepteert dat dit binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch geen formele status heeft. Het is aan individuele raadsleden om te bepalen of ze dit verzoek willen honoreren. Het niet honoreren van het verzoek heeft geen juridische consequenties.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.5
Mondeling verstrekken van geheime informatie aan een commissie
Onderdeel van Handvest Informatievoorziening Gemeenteraad