Van elke klacht wordt door het secretariaat van de klachtencommissie het volgende bijgehouden:
de klacht en de schriftelijke ontvangstbevestiging;
de data en de inhoud van alle ondernomen acties in de procedure;
indien is gehoord: het verslag van het horen;
indien de klager tevreden is gesteld: wijze waarop dat is gebeurd (schriftelijk/mondeling) en indien aanwezig de bevestiging daarvan;
indien advies is uitgebracht aan het aan bestuursorgaan: het advies;
indien de klacht schriftelijk is afgedaan: de afdoeningbrief van het bestuursorgaan.
Artikel 12
Dossiervorming
Onderdeel van Tijdelijke klachtenregeling bestuurders Capelle aan den IJssel 2016