Het inkoopproces vindt plaats op strategisch, tactisch en operationeel
niveau. Hieronder volgt een korte weergave van het proces.
Deze Nota Inkoopbeleid vormt het strategisch uitgangspunt van alle
gemeentelijke inkoopactiviteiten. In hoofdstuk drie zijn de
maatschappelijke en economische beleidsdoelstellingen van de gemeente
vertaald naar inkoop via beleidsrichtlijnen. Deze beleidsrichtlijnen
vormen het richtinggevend kader voor inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Onderdeel van dit strategisch niveau betreft het vraagstuk rondom
inbesteden en uitbesteden.
Het inkoopproces start met een behoeftestelling waarna een
inkoopactiviteit plaats vindt. Bij iedere aanbesteding boven € 50.000
wordt een inkoopstartnotitie geschreven. De financieel consulent toetst
deze startnotitie. In de inkoopstartnotitie wordt een afweging gemaakt
op welke wijze (beleidsrichtlijnen) de gemeente het
maximale resultaat (beleidsdoelstellingen) kan halen
uit de markt. Het afwijken van de beleidsrichtlijnen kan slechts
beargumenteerd plaatsvinden. Deze argumentatie dient in de
inkoopstartnotitie beschreven te worden.
Bij opdrachten met een begrote opdrachtwaarde van meer dan € 50.000 (zie
onderstaande tabel) dient de inkoopstartnotitie aan het college
voorgelegd te worden ter besluitvorming. Op dit moment kan het college
nog richting geven aan de inkoopstrategie. Bij akkoord door het college
wordt direct mandaat verleend aan het betreffende afdelingshoofd om de
aanbesteding uit te voeren en later daadwerkelijk tot gunning te
besluiten.
Uiteindelijk wordt per aanbesteding één van de onderstaande
marktbenaderingen geselecteerd. Dit op basis van de begrote totale
opdrachtwaarde exclusief BTW.
Bepalen inkoop- &
aanbestedingsprocedure
Leveringen
Diensten 4 Uitgezonderd inhuur extern
personeel/adviesdiensten (tot € 50.000 enkelvoudig
onderhands toegestaan).
Werken
Procedure
Bevoegd
< € 25.000
< € 25.000
< € 25.000
Enkelvoudig onderhands
Uitvoerend medewerker (budgethouders-regeling)
≥ € 25.000
< € 50.000
≥ € 25.000
< € 50.000
≥ € 25.000
< € 50.000
Meervoudig onderhands (minimaal 2 offertes)
Afdelingshoofd/budgethouder
≥ € 50.000
Europese drempelwaarde
≥ € 50.000
Europese drempelwaarde
≥ € 50.000
< € 1.000.000
Meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes)
College van B&W
N.v.t.
N.v.t.
≥ € 1.000.000
Europese drempelwaarde
Nationaal openbaar
≥ Europese drempelwaarde
≥ Europese drempelwaarde
≥ Europese drempelwaarde
Europees
Toelichting bij de procedures:
Enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest zelf een potentiële
leverancier uit. Indien mogelijk een ondernemer uit de gemeente
Berg en Dal. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen
sprake van concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Deze vorm
van marktbenadering wordt slechts in beperkte mate
toegepast.
Meervoudig onderhands: de gemeente kiest, afhankelijk van de
opdrachtwaarde minimaal twee en maximaal vijf potentiële
leveranciers uit, waarvan indien mogelijk, minimaal één of
meerdere ondernemers uit de gemeente Berg en Dal. Hier is sprake
van beperkte concurrentie.
Nationaal Openbaar aanbesteden: de gemeente publiceert de
opdracht via Tendernet of ander medium dat op dat moment
voorgeschreven is. Iedere leverancier mag een aanbieding doen:
er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke
leveranciers.
Europees aanbesteden diensten, werken en leveringen: de gemeente
publiceert de opdracht via Tendernet of ander medium dat op dat
moment voorgeschreven is. De opdracht is toegankelijk voor alle
leveranciers: er is vrije concurrentie tussen alle Europese
leveranciers.
Bij het hanteren van deze tabel geldt een aantal uitgangspunten:
Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel
is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om gebruik te maken van
de uitzonderingen die in de Aanbestedingswet zijn
gedefinieerd.
Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de
Europese drempel is, mits binnen het kader van de
Aanbestedingswet, slechts toegestaan bij:
dwingende spoed niet veroorzaakt of te voorzien door de
gemeente;
zwaarwegende technische, artistieke, economische of
bestuurlijke redenen.
Afwijken mag alleen als het college van B&W daartoe heeft
besloten.
Periodiek worden de Europese drempelbedragen aangepast. Een
eventueel nieuwe drempelwaarde zal direct door de gemeente
gehanteerd worden.
Na het tekenen en implementeren van het contract kunnen de bestellingen
worden uitgevoerd.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.2
Het inkoopproces
Onderdeel van Vaststelling Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016