Zoals uit het voorgaande blijkt, is opleggen van geheimhouding de regel wanneer informatie niet naar buiten mag. In beginsel zijn stukken dus óf openbaar óf geheim.
Er zijn echter situaties waarin we niet willen dat informatie naar buiten gaat, maar waarin het opleggen van geheimhouding aan college of raad omslachtig is. Dan geldt nog altijd de algemene regel van artikel 2:5, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Die bepaling luidt:
Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Met name in twee situaties kan voor een pragmatische oplossing in plaats van het opleggen van geheimhouding worden gekozen:
De inhoud van een collegememo mag niet naar buiten.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je het college in een politiek gevoelige kwestie een richtinggevende keuze wil laten maken tussen een paar opties.
In een dergelijk geval zet je V E R T R O U W E L I J K bovenaan het memo.
Voor de Aanleiding neem je de volgende tekst op:
Dit memo is bedoeld voor intern beraad en bevat persoonlijke beleidsopvattingen. Deze hoeven op grond van artikel 11 lid 1 van de Wob niet openbaar te worden gemaakt als hierom wordt gevraagd.
Als een andere Wob-grond van toepassing is, vermeld je die (ook). Vanzelfsprekend verifieer je wel of de Wob-grond daadwerkelijk van toepassing is.
Je wilt buiten een raadsvergadering om vertrouwelijke stukken overleggen aan de raad.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je tijdens een collegebijpraatavond stukken betreffende een politiek gevoelig onderwerp wil delen met de raad. Zie ook paragraaf 4.4.
In een dergelijk geval zet je V E R T R O U W E L I J K op het document. En je neemt een voetnoot op met de volgende tekst:
Dit stuk is vertrouwelijk o.g.v. art. 2:5 Awb. Hierin staat dat een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent (of redelijkerwijs moet vermoeden) verplicht is tot geheimhouding van die gegevens.
Let op:
Van deze mogelijkheid maak je zo min mogelijk gebruik. Uitgangspunt is immers dat raadsstukken openbaar zijn en dat dat alleen anders is, wanneer zich een reden voordoet die wordt genoemd in artikel 10 van de Wob.
Artikel Vertrouwelijkheid zonder geheimhouding op te leggen
Artikel Vertrouwelijkheid zonder geheimhouding op te leggen
Onderdeel van Notitie Openbaar of geheim