Art. 11, Besluit Informatiebeheer 2016 — vierde tot en met zesde lid

Met deze bepalingen wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie, migratie en/of emulatie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie, migratie en/of emulatie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies, migraties en emulaties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling regelt dat archief¬bescheiden op onder andere optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Hierbij moet er niet alleen aandacht zijn voor het documentmanagementsysteem, maar ook voor andere applicaties die archiefwaardige documenten bevatten. Als er geen verantwoordelijk organisatieonderdeel meer is, dient het organisatieonderdeel verantwoordelijk voor de automatisering ervoor te zorgen dat de conversie, migratie en/of emulatie wordt uitgevoerd. Ook dan zullen er financiële middelen beschikbaar moeten komen. De identificatie van dergelijke informatiebestanden zal gemeenschappelijke inspanning vereisen van de het organisatieonderdeel verantwoordelijk voor de automatisering en het organisatieonderdeel verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening. Het organisatieonderdeel verantwoordelijk voor de automatisering kan uiteraard niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de informatiebestanden.

Rechtspraak bij dit artikel