Art. 13 BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE APELDOORN 2009

1.. Het hoofd van de beheerseenheid ziet er op toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit, een documentair structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden, waarin deze informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken 2.. In afwijking van de in het eerste lid bedoelde ministeriële regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden 3.. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt 4.. a. Het hoofd van de beheerseenheid stelt het team DIV onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is b.. Tenminste eenmaal per jaar wordt door of namens het team DIV een inventarisatie verricht binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn 5.. Het team DIV doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden als bedoeld in het eerste lid. De afdeling Informatisering en Automatisering van de beheerseenheid Middelen (I & A) verleent hierbij technische ondersteuning. 6.. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn: het hoofd van de beheerseenheid waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen het hoofd van de beheerseenheid waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hem overgedragen digitale documenten of informatiebestanden de afdeling I & A in overige gevallen

Artikel 13

Rechtspraak bij dit artikel